Osoby wypełniające po raz pierwszy kwestionariusz dotyczący zrównoważonego rozwoju od klienta często popełniają te same błędy. Nie dlatego, że pytania są takie trudne, ale dlatego, że lista trafia w niewłaściwym momencie, jest wypełniana między innymi priorytetami i nigdy więcej nie jest do niej wracane. Najczęstszy błąd to kopiowanie odpowiedzi z wcześniejszej listy do nowej, bez sprawdzenia, czy format, okres lub klient są takie same.
Ponadto problemy często powstają w przypadku dowodów potwierdzających, które nie są już aktualne, przy wypełnianiu pól, które w rzeczywistości nie są pytane, i przy pozostawianiu niezapełnionych pytań, na które powinno się odpowiedzieć „nie dotyczy". Poniżej wymieniono błędy, które najczęściej pojawiają się, dla każdej części kwestionariusza.
Ponowne wykorzystywanie odpowiedzi bez weryfikacji
Kwestionariusz dotyczący zrównoważonego rozwoju często wygląda jak poprzedni: ten sam rodzaj pytań dotyczący zużycia energii, strumieni odpadów lub dostawców dalej w łańcuchu. Jednak każdy odbiorca używa własnego formatu, a czasami własnego okresu rozliczeniowego. Odpowiedź, która była prawidłowa w ubiegłym roku dla klienta A, może wymagać innego roku obrachunkowego lub innej jednostki dla klienta B. Kto bezpośrednio kopie odpowiedź, biegnie ryzyko, że liczba jest wprawdzie wpisana, ale nie pasuje do pytania.
To jest szczególnie widoczne na listach opartych na VSME, dobrowolnym standardzie raportowania dla mniejszych przedsiębiorstw. Pytania wydają się ogólne, ale podział na zakres 1, 2 i 3 różni się w zależności od portalu. Centralny plik łańcucha, w którym znajduje się jedna aktualna odpowiedź na temat, uniemożliwia rozpowszechnianie się nieco innej wersji dla każdego klienta. W bazie wiedzy dla każdego tematu wyjaśniono dla każdego typu pytania, skąd pochodzą tego rodzaju różnice.
Przesyłanie wygasłych dowodów potwierdzających
Drugi częsty błąd to przesyłanie certyfikatu, polisy ubezpieczeniowej lub oświadczenia, które już straciło ważność. Często zdarza się to nie z powodu niedbalstwa, ale dlatego, że w organizacji nikt nie ma ustalonego momentu na sprawdzenie daty ważności przed wysłaniem dokumentu. W przypadku ręcznego folderu z plikami PDF jest to zauważalne dopiero wtedy, gdy klient się odezwie.
Dzielenie się więcej niż zostało poproszone
Trzeci błąd idzie w drugą stronę: dzielenie się zbyt dużą ilością informacji. Niektórzy przedsiębiorcy z ostrożności dołączają pełny dokument polityki, podczas gdy pytanie dotyczy tylko tak lub nie. To nie jest zabronione, ale też nie jest konieczne i może zawierać poufne informacje biznesowe, które nie należą do tego jednego pytania. Punktem wyjścia jest udzielenie odpowiedzi na to, co zostało poproszone, nie więcej i nie mniej. Jeśli zastanawiacie się, czy coś powinno być udostępnione, to coś, co należy skoordynować wewnętrznie lub przedłożyć prawnikowi; my to nie oceniamy i sami także nie czytamy listy.
Nikt nie sprawdza odpowiedzi przed jej wysłaniem
Czwarty, mniej widoczny błąd to wypełnianie kwestionariusza przez jednego pracownika bez potwierdzenia odpowiedzi przez kogoś innego. W przypadku jednego pytania nie jest to problem, ale przy dziesiątkach pytań rocznie, rozłożonych na wiele portali, łatwo wkrada się przestarzała liczba lub nieprawidłowo wpisana data. Stały krok, w którym każda odpowiedź jest wyraźnie potwierdzona tak lub nie przed wysłaniem, zapobiega temu, że błąd pojawia się dopiero po tym, jak klient już odpowiedział.
Pozostawianie pytań niezapełnionych zamiast wpisania "nie dotyczy"
Podsumowując: puste pole jest przez odborcę często interpretowane inaczej niż wypełnione pole 'nie dotyczy'. Puste pytanie może być odczytane jako zapomniane lub zignorowane, podczas gdy 'nie dotyczy' pokazuje, że pytanie zostało rozpatrzył. To może wydawać się małą różnicą, ale to jest dokładnie ten typ szczegółu, na który portale banków lub towarzystw ubezpieczeniowych mogą zwrócić uwagę. Więcej informacji o tym, jak to działa w praktyce, znajdziesz w pytaniach dotyczących kontroli KYB w najczęściej zadawanych pytaniach dotyczących tego typu kontroli.
Te błędy mają jedną wspólną cechę: nie powstają dlatego, że pytanie jest niejasne, ale dlatego, że odpowiedź pochodzi z innego źródła niż z jednego aktualnego, sprawdzonego przeglądu. Jeśli chcesz wiedzieć, które listy pytań są istotne dla Twojej firmy i gdzie się aktualnie znajdujesz, to bezpłatna kontrola w kilka pytań daje wstępną wskazówkę. Jak ta wskazówka powstaje, wyjaśniono na stronie o metodzie postępowania.
Artykuł ten ma charakter opisowy i nie stanowi porady prawnej. W przypadku sytuacji Twojej własnej firmy, lub w razie wątpliwości co do tego, co należy i nie należy udostępniać, prawnicy lub właściwy organ nadzoru są właściwym punktem kontaktowym.