Žmonės, kurie pirmą kartą užpildo kliento darnumo klausimyną, dažnai daro tas pačias klaidas. Ne todėl, kad klausimai būtų tokie sunkūs, bet todėl, kad sąrašas pasiekia neteisingu metu, užpildomas tarp kitų prioritetų ir vėliau niekada negrąžinamas. Dažniausia klaida yra tai, kad atsakymai iš ankstesnio sąrašo kopijuojami į naują, nepatikrinus, ar formatas, laikotarpis ar klientas yra tas pats.
Be to, dažnai kyla problemų dėl neaktualių įrodymų, užpildant laukus, kurie iš tikrųjų nebuvo klausiami, ir paliekant tuščius klausimus, kurie turėjo būti atsakyti „netaikytina‟. Žemiau pateikiamos klaidos, kurios dažniausiai pasitaiko kiekviename klausimyno dalyje.
Atsakymų pakartotinis naudojimas be tikrinimo
Darnumo klausimynas dažnai panašus į ankstesnį: ta pati rūšis klausimų apie energijos suvartojimą, atliekų srautus ar tiekėjus toliau grandinėje. Tačiau kiekvienas pirkėjas naudoja savo formatą ir kartais savo ataskaitinį laikotarpį. Atsakymas, kuris praeitais metais buvo teisingas klientui A, gali reikalauti skirtingų ataskaitinių metų arba kitos vieneto klientui B. Tas, kuris aklu tiesiog kopijuoja atsakymą, rizikuoja tuo, kad skaičius yra užpildytas, bet nepriimta prie klausimo.
Tai stipriai veikia sąrašus, kurie pagrįsti VSME, savanoriška mažesniųjų įmonių ataskaitų teikimo standartine. Klausimai atrodo bendrieji, bet 1, 2 ir 3 apimties suskirstymas skiriasi pagal portalą. Centralizuotas grandinės dossier, kuriame yra vienas aktualus atsakymas pagal temą, nuo to, kad kiekvienas klientas suktųsi šiek tiek kitokia versija. Į žinių banką pagal temą nurodyta kiekviename klausimo tipe, iš kur kilo tokie skirtumai.
Siųsti pasibaigusias įrodymo priemones
Antroji dažnai daroma klaida – pasibaigusio sertifikato, draudimo poliso ar deklaracijos siuntimas. Tai dažnai vyksta ne dėl neatsargumo, bet dėl to, kad organizacijoje niekas nėra atsakingas už to, kad prieš siųsdami dokumentą patikrintas galiojimo terminas. Rankiniu PDF failų aplanku tai pastebima tik tada, kai kliente apie tai paskambina.
Bendrinti daugiau nei buvo paprašyta
Trečioji klaida eina priešinga kryptimi: per daug informacijos bendrinti. Kai kurie verslininkam iš atsargumo siunčia visą politikos dokumentą, nors klausimas reikalauja tik taip arba ne. Tai nėra draudžiama, bet to nėra ir reikalinga, o jame gali būti jautri verslo informacija, kuri nepriklauso tam tikram klausimui. Principas yra tas, kad atsakote į tai, kas buvo paprašyta, ne daugiau ir ne mažiau. Jei abejojate, ar ką nors turėtumėte bendrinti, tai yra klausimas, kurį turėtumėte suderinti viduje arba pasiūlyti teisininkui; mes to nepriimame ir patys taip pat neperžiūrime sąrašo.
Prieš pateikiant atsaką, jį niekas nekontroliuoja
Ketvirtoji, mažiau matoma klaida – klausimynas užpildomas vieno darbuotojo, neklausant, kad kitas asmuo dar kartą patvirtintų atsakymą. Keliais klausimais tai nėra problema, bet keliais dešimtimis klausimų per metus, pasklidus per kelis portalus, nesąmoningai pateks pasenęs skaičius ar neteisingai įvesta data. Regularus žingsnis, kai kiekvienas atsakymas aiškiai patvirtinamas taip arba ne prieš pateikiant, išvengia to, kad klaida būtų pastebėta tik po to, kai klientas jau reagavo.
Klausimus palikti tuščius, o ne pažymėti „nėra taikytina
Galiausiai: tuščias laukas dažnai skaitomas kitaip nei užpildytas „netaikoma ,.
Šios klaidos turi vieną bendrą bruožą: jos atsiranda ne dėl to, kad klausimas būtų neaiškus, bet dėl to, kad atsakymas gaunamas ne iš vieno aktualaus, patikrinto apžvalgos. Jei norite sužinoti, kurie klausimynai yra svarbūs jūsų įmonei ir kur dabar esate, tai duoda nemokama pasitikrinimas keliuose klausimuose pirmas rodiklis. Kaip šis rodiklis susidaro, paaiškinta puslapyje apie darbo būdą.
Šis straipsnis yra aprašomojo pobūdžio ir nėra teisinė konsultacija. Dėl jūsų bendrovės situacijos arba jei abejojate, ką reikėtų dalintis, o ko ne, tinkamiausi kontaktai yra advokatas arba atitinkama priežiūros institucija.