Når man udfylder et bæredygtighedsspørgeskema fra en kunde for første gang, begår man ofte de samme fejl. Ikke fordi spørgsmålene er så vanskelige, men fordi listen ankommer på det forkerte tidspunkt, bliver udfyldt blandt andre prioriteter, og derefter aldrig bliver gennemgået igen. Den mest almindelige fejl er, at svar fra en tidligere liste bliver kopieret til en ny uden at kontrollere, om formatet, perioden eller kunden er det samme.
Derudover går det ofte galt med bevisstykker, der ikke længere er aktuelle, med udfyldelse af felter, der egentlig ikke blev spurgt om, og med at lade spørgsmål være tomme, som skulle have været besvaret med 'ikke relevant'. Nedenfor er de fejl, der oftest forekommer, opdelt efter del af spørgeskemaet.
Genbruge svar uden at kontrollere
Et bæredygtighedsspørgeskema minder ofte om det forrige: samme slags spørgsmål om energiforbrug, affaldstrømme eller leverandører længere nede i kæden. Men hver kunde bruger sit eget format og nogle gange sin egen rapporteringsperiode. Et svar, der var korrekt sidste år for kunde A, kan kræve et andet regnskabsår eller en anden enhed for kunde B. Den, der blindt kopierer et svar, risikerer, at tallet er udfyldt, men ikke passer til spørgsmålet.
Dette gælder stærkt for lister baseret på VSME'en, den frivillige rapporteringsstandard for mindre virksomheder. Spørgsmålene virker generiske, men opdeling af scope 1, 2 og 3 varierer pr. portal. Et centralt ketendossier, hvor der pr. emne står et aktuelt svar, forebygger, at der pr. kunde cirkulerer en lidt anderledes version. I videnbanken pr. emne er det forklaret pr. spørgsmålstype, hvor sådanne forskelle kommer fra.
Sende udløbne bevisstykker med
En anden hyppigt begået fejl er at sende et certifikat, en forsikringspolice eller erklæring med, som nu er udløbet. Dette sker ofte ikke på grund af uagtsomhed, men fordi ingen i organisationen har fastsat et fast tidspunkt til at kontrollere gyldighedsdatoen, før dokumentet sendes ud. Med et manuelt arkiv med PDF'er opdages det først, hvis kunden ringer tilbage om det.
Dele mere end det, der bliver spurgt om
Den tredje fejl går den anden vej: dele for meget information. Nogle virksomheder sender ud forsigtighedshensyn et helt politikdokument med, selvom spørgsmålet kun spørger efter et ja eller nej. Det er ikke forbudt, men det er heller ikke nødvendigt, og det kan indeholde følsom forretningsinformation, der ikke hører til det ene spørgsmål. Udgangspunktet er, at du besvarer det, der bliver spurgt om, ikke mere og ikke mindre. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt noget skal deles, er det noget at afklare internt eller lægge for en jurist; vi vurderer det ikke, og vi læser ikke selve listen.
Ingen kontrollerer svaret, før det indlægges
En fjerde, mindre synlig fejl er, at et spørgeskema bliver udfyldt af en medarbejder uden, at en anden bekræfter svaret endnu en gang. Ved et enkelt spørgsmål er det ikke et problem, men ved mange spørgsmål pr. år spredt over flere portaler, smuler et forældet tal eller en forkert udfyldt dato let ind. Et fast trin, hvor hvert svar eksplicit bliver bekræftet med ja eller nej, før det indlægges, forebygger, at en fejl først opdages, efter kunden allerede har reageret.
Lade spørgsmål være tomme i stedet for at udfylde 'ikke relevant'
Til sidst: Et tomt felt læses ofte anderledes af en modtager end et udfyldt 'ikke relevant'. Et tomt spørgsmål kan opfattes som glemt eller ignoreret, mens 'ikke relevant' viser, at spørgsmålet er blevet gennemgået. Dette ser ud til at være en lille forskel, men det er præcist den slags detalje, som en bank- eller forsikringsportal kan vende tilbage til. Mere om, hvordan det fungerer i praksis, kan du læse under spørgsmålene om KYB-kontroller i de hyppigst stillede spørgsmål om denne type kontroller.
Disse fejl har én ting til fælles: de opstår ikke, fordi spørgsmålet er uklart, men fordi svaret kommer fra et andet sted end fra ét aktuelt, kontrolleret overblik. Hvis du vil vide, hvilke spørgeskemaer der er relevante for dit firma, og hvor du er nu, giver den gratis check på få spørgsmål en første indikation. Hvordan denne indikation kommer til stand, er forklaret på siden om arbejdsmåden.
Denne artikel er beskrivende og udgør ikke juridisk rådgivning. For din egen virksomheds situation, eller hvis du er i tvivl om, hvad der skal deles eller ej, er en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed det rette kontaktpunkt.