Quem preenche um questionário de sustentabilidade de um cliente pela primeira vez, muitas vezes comete os mesmos erros. Não porque as perguntas sejam tão difíceis, mas porque a lista chega no momento errado, é preenchida entre outras prioridades e depois nunca mais é consultada. O erro mais frequente é copiar respostas de uma lista anterior para uma nova, sem verificar se o formato, o período ou o cliente são os mesmos.
Além disso, os problemas ocorrem frequentemente com documentos comprobatórios que não estão mais atualizados, ao preencher campos que na verdade não foram solicitados, e ao deixar em branco perguntas que deveriam ter sido respondidas com 'não aplicável'. Abaixo estão os erros que ocorrem com mais frequência, por seção do questionário.
Reutilizar respostas sem verificar
Um questionário de sustentabilidade geralmente se parece com o anterior: o mesmo tipo de perguntas sobre consumo de energia, fluxos de resíduos ou fornecedores mais abaixo na cadeia. Mas cada cliente utiliza seu próprio formato e às vezes seu próprio período de cálculo. Uma resposta que estava correta no ano passado para o cliente A pode exigir um ano fiscal ou uma unidade diferente para o cliente B. Quem copia uma resposta cegamente, corre o risco de que o número esteja preenchido, mas não corresponda à pergunta.
Isso é particularmente importante para listas baseadas no VSME, o padrão de relatório voluntário para empresas menores. As perguntas parecem genéricas, mas a divisão dos escopos 1, 2 e 3 varia por portal. Um arquivo central de cadeia no qual há uma resposta atual por tópico evita que uma versão ligeiramente diferente circulando por cliente. Em a base de conhecimento por tópico é explicado por tipo de pergunta de onde vêm essas diferenças.
Enviar documentos comprobatórios vencidos
Um segundo erro frequente é enviar um certificado, apólice de seguro ou declaração que já expirou. Isso geralmente não acontece por negligência, mas porque ninguém na organização tem um momento fixo para verificar a data de validade antes do documento sair. Com uma pasta manual de PDFs, isso só se torna aparente quando o cliente liga sobre isso.
Compartilhar mais do que é solicitado
O terceiro erro vai na outra direção: compartilhar muitas informações. Alguns empresários enviam um documento de política completo por precaução, quando a pergunta apenas pede um sim ou não. Isso não é proibido, mas também não é necessário, e pode conter informações confidenciais da empresa que não pertencem a essa pergunta específica. O princípio é responder ao que é perguntado, não mais e não menos. Se tem dúvidas se algo deve ser compartilhado, isso é algo para ser discutido internamente ou submetido a um jurista; não avaliamos isso e também não lemos a lista em si.
Ninguém verifica a resposta antes de ser enviada
Um quarto erro, menos visível, é que um questionário é preenchido por um funcionário, sem que outra pessoa confirme a resposta. Com uma única pergunta, isso não é um problema, mas com dezenas de perguntas por ano, distribuídas em vários portais, é fácil que um número desatualizado ou uma data preenchida incorretamente se infiltre. Uma etapa fixa em que cada resposta é explicitamente confirmada com sim ou não antes de ser enviada, evita que um erro só seja descoberto depois que o cliente já respondeu.
Deixar perguntas em branco em vez de preencher 'não aplicável'
Por fim: um campo vazio é frequentemente interpretado de forma diferente por um destinatário do que um 'não aplicável' preenchido. Uma pergunta vazia pode parecer esquecida ou ignorada, enquanto 'não aplicável' mostra que a pergunta foi efetivamente considerada. Parece uma pequena diferença, mas é exatamente o tipo de detalhe sobre o qual um portal de um banco ou seguradora pode voltar. Mais sobre como isso funciona na prática, você lê nas perguntas sobre verificações KYB em perguntas mais frequentes sobre este tipo de verificações.
Estes erros têm uma coisa em comum: não surgem porque a pergunta é pouco clara, mas porque a resposta vem de outro lugar em vez de vir de um único resumo atual e controlado. Se você quiser saber quais questionários são relevantes para sua empresa e onde você está agora, o a verificação gratuita em algumas perguntas fornece uma primeira indicação. Como essa indicação é obtida é explicado em a página sobre a metodologia.
Este artigo é descritivo e não constitui aconselhamento jurídico. Para a situação da sua própria empresa, ou em caso de dúvida sobre o que deve ou não ser compartilhado, um jurista ou a autoridade supervisora competente é o ponto de contacto apropriado.