Aki első alkalommal tölt ki egy ügyfélétől érkező fenntarthatósági kérdőívet, gyakran ugyanazokat a hibákat követi el. Nem azért, mert a kérdések olyan nehézek lennének, hanem mert a lista rossz időpontban érkezik meg, más prioritások között töltik ki, és később már soha nem térnek rá vissza. A leggyakoribb hiba az, hogy az előző lista válaszait az új listára másolják anélkül, hogy ellenőriznék, hogy a formátum, az időszak vagy az ügyfél ugyanaz-e.
Ezen kívül gyakran előfordul, hogy az elavult bizonyítékok, a ténylegesen nem kért mezők kitöltése, valamint az „nem alkalmazható
Válaszok újrafelhasználása ellenőrzés nélkül
A fenntarthatósági kérdőív gyakran hasonlít az előzőre: ugyanolyan jellegű kérdések az energiafogyasztásról, hulladékáramokról vagy az ellátási lánc további részén található beszállítókról. De minden megrendelő a saját formátumot használja, és néha saját elszámolási időszakot is. Az egy évvel ezelőtt az A ügyfél számára helyesnek bizonyult válasz a B ügyfél számára más pénzügyi évet vagy más mértékegységet igényelhet. Aki egy választ vakon másol, azzal kockáztatja, hogy a szám fel van töltve, de nem felel meg a kérdésnek.
Ez erősen játszik az olyan listák esetében, amelyek a VSME-n alapulnak, amely az önkéntesen választott jelentési standard a kisebb vállalkozások számára. A kérdések általánosnak tűnnek, de az 1., 2. és 3. hatókör besorolása portálanként eltérő. Egy központi láncfájl, amelyben egy adott témában egy aktuális válasz szerepel, megakadályozza, hogy ügyfélként kissé eltérő verzió keringjen. Ban a tárgy szerinti tudásbázis minden kérdéstípusnál megmagyarázza, honnan erednek az ilyen eltérések.
Lejárt bizonyítékokat mellékelni
A második gyakori hiba az olyan tanúsítvány, biztosítási kötvény vagy nyilatkozat mellékelése, amely közben lejárt. Ez gyakran nem szorgalmatlanságból történik, hanem azért, mert a szervezetben senki sem felel azért, hogy az érvényességi dátumot ellenőrizze, mielőtt a dokumentum elhagyja az irodát. Kézi PDF-mappák esetén ez csak akkor derül ki, ha az ügyfél visszahívja.
Többet megosztani, mint amennyi szükséges
A harmadik hiba az ellenkező irányba megy: túl sok információ megosztása. Néhány vállalkozó óvatosságból teljes szabályzati dokumentumot küld, miközben a kérdés csak igen vagy nem válaszra kérdez. Ez nem tiltott, de szükségtelen is, és érzékeny üzleti információkat tartalmazhat, amelyek nem tartoznak ahhoz az egy kérdéshez. Az alapelv az, hogy arra válaszol, amit kérdeznek, nem többre és nem kevesebbre. Ha kétségei vannak, hogy valamit meg kell-e osztani, akkor ezt belsőleg koordinálni kell, vagy ügyvédhez kell fordulni; mi ezt nem értékeljük, és nem is olvassuk el magunk a listát.
Senki sem ellenőrzi a választ, mielőtt azt beküldik
A negyedik, kevésbé szembetűnő hiba az, hogy egy kérdőívet egy alkalmazott tölt ki, anélkül, hogy valaki más megerősítené a választ. Egyetlen kérdés esetén ez nem jelent problémát, de évente tíz kérdés esetén több portálon keresztül szétszórt, könnyen becsúszik egy elavult szám vagy rosszul kitöltött dátum. Egy standard lépés, amelyben minden válasz explicit módon igen vagy nem véglegesítésre kerül a beküldés előtt, megakadályozza, hogy egy hiba csak a kliens reagálása után derüljön ki.
Hagyja üresen a kérdéseket ahelyett, hogy a „nem alkalmazható
Végül: az üres mező oft másként értelmezhető az ajánlatadó számára, mint a kitöltött 'nem releváns'. Az üres kérdés úgy hathat, mintha elfelejtett vagy figyelmen kívül hagyott lenne, míg a 'nem releváns' azt mutatja, hogy a kérdést valóban megtekintette. Ez apró különbségnek tűnhet, de pontosan az olyan részlet, amelyre egy bank vagy biztosító portálja visszatérhet. A gyakorlatban ezt a működést a KYB-ellenőrzésekről szóló kérdésekhez kapcsolódóan olvashatja el: a legtöbbet ismételt kérdések az ilyen ellenőrzésekről.
Ezeknek a hibáknak egy közös jellemzője van: nem azért keletkeznek, mert a kérdés homályos, hanem mert a válasz nem egy aktuális, ellenőrzött összefoglalóból származik. Ha szeretné tudni, hogy mely kérdőívek relevánsak vállalkozása számára, és jelenleg hol áll, akkor a szabad hozzáférésű ellenőrzés néhány kérdésben kezdeti jelzést ad. Az összefoglalónak az elkészítésének módja az a munkamenetről szóló oldalon.
található. Ez a cikk leíró jellegű, és nem jogtanácsadás. Saját vállalkozásának helyzete, vagy a megosztandó és nem megosztandó dologban felmerülő kétség esetén a jogász vagy a megfelelő felügyeleti hatóság a megfelelő kapcsolattartó.