kan ik een ingescande pdf vragenlijst uploaden of moet het een word bestand zijn

Ja, maar de kwaliteit van de scan bepaalt of de herkenning goed gaat

Een gescande pdf werkt, ook als het eigenlijk een foto van een papieren vragenlijst is zonder onderliggende tekstlaag. Het systeem leest de pagina met OCR-tekstherkenning en zet die om naar herkenbare vragen. Bij een scheve scan, een laag contrast of een matige resolutie kan de herkenning missers geven: een vraag die niet wordt gevonden, of een antwoordoptie die verkeerd wordt gelezen. Een pdf die al digitaal is aangemaakt — geëxporteerd vanuit Word of vanuit het portaal zelf — geeft de beste resultaten, omdat de tekstlaag er al in staat en er niets hoeft te worden "gegokt".

Voor de matching met het ketendossier maakt het bestandstype daarna niet meer uit: eenmaal herkend, wordt elke vraag op dezelfde manier gekoppeld aan een antwoord uit het dossier, of het nu ging om een Word-bestand, een online formulier of een scan. Het verschil zit dus alleen in de eerste stap. Bij een lange lijst met tabellen of aangevinkte vakjes — zoals bij vragen over een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven of over het aantal medewerkers — loont het om de herkende vraag even te vergelijken met het origineel, vooral als de scan niet vlekkeloos was. Bij twijfel over een herkende vraag: die kun je altijd overslaan of handmatig aanpassen voordat je bevestigt.

Waarom dit geen vraag van wet- of normtekst is

Dit is geen kwestie van een externe standaard of regeling, maar van hoe het platform tekst uit een document haalt. Geen van de bronnen die bij dit onderwerp horen — niet de Handelsregisterwet, niet de VSME-standaard, niet de CSRD-richtlijn, niet ISO/IEC 27001 en niet artikel 21 van de NIS2-richtlijn — zegt iets over bestandsformaten of scanherkenning. Die bronnen bepalen wélke gegevens er worden gevraagd, zoals het registratienummer van de onderneming, niet hoe een document technisch wordt verwerkt.