hoe worden de antwoorden op een vragenlijst automatisch ingevuld

Herkenning gaat op vraagniveau, niet op documentniveau

Het systeem matcht elke vraag uit de geüploade lijst tegen vragen die het al kent uit eerdere portalen, en vult per vraag het antwoord uit het ketendossier. Dat matchen gebeurt op betekenis, niet op letterlijke tekst: "Aantal FTE" en "Number of employees (headcount)" landen op dezelfde dossierpost, namelijk het aantal medewerkers. Hetzelfde geldt voor een vraag naar het KvK-nummer versus "company registration number" — beide wijzen naar het registratienummer zoals dat is vastgelegd volgens de Handelsregisterwet 2007.

Bij vragen die verder gaan dan stamgegevens — een vraag naar de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, of naar de Annex A-beheersmaatregelen van ISO/IEC 27001 — zoekt het systeem naar het specifieke dossierstuk dat die maatregel dekt, niet naar een algemeen "ja, wij doen aan cyberveiligheid". Ontbreekt dat stuk, dan blijft het antwoord open in plaats van dat het systeem iets invult op basis van een andere, verwante vraag. Voor VSME- of CSRD-vragen werkt het net zo: een vraag over scope 3-emissies wordt alleen ingevuld als er in het dossier een cijfer met een bron achter zit, niet als er alleen een beleidstekst staat over duurzaamheid in het algemeen.

Waarom elk antwoord bevestiging vraagt vóór indienen

Dat volgt uit de eigen werkwijze van het platform: elk voorgesteld antwoord krijgt een ja/nee-bevestiging, en zonder die bevestiging gaat er niets naar het portaal van de klant. Die stap is nodig omdat matching op betekenis nooit waterdicht is — een vraag over vestigingen kan bijvoorbeeld gaan over de landen waar de onderneming actief is of specifiek over het statutaire vestigingsadres, en dat onderscheid moet de ondernemer zelf bevestigen. Het systeem herkent en stelt voor; de ondernemer beoordeelt en dient in.