hur uppdaterar jag kedjedossieren när något förändras i mitt företag

Ändringar gör du i kedjeregistret själv, inte i frågeformuläret

En ändring hanterar du på ett och samma ställe: i kedjeregistret. Du justerar källdatan — antalet anställda, adressen, ett nytt certifikat — och varje lista som fylls i därefter använder det nya värdet. Du behöver alltså inte gå tillbaka till gamla, redan inlämnade listor för att korrigera dem; de förblir som de lämnades in hos din kunds portal. Endast framtida svar ändras tillsammans med det.

Vissa ändringar påverkar endast ett svar — till exempel antalet anställda efter en omorganisation. Andra påverkar omedelbar flera svar samtidigt: en ny filial genomsyrar både de länder där du är aktiv och eventuellt i uppgiften om anställda per land. Viktigt är skillnaden mellan en faktisk ändring (något har förändrats) och en rättelse (det var felaktigt registrerat). Vid en rättelse är det lämpligt att även kontrollera om tidigare inlämnade listor med det felaktiga värdet fortfarande är öppna hos någon kund — det kan du själv bedöma, eftersom endast du vet vilka portaler det rör sig om.

Varför registret är källan, inte listan

Kedjeregistret är utformat som den enda punkten från vilken alla svar kommer, just för att undvika att samma ändring måste genomföras på tio ställen. För uppgifter som enligt lag måste registreras, såsom det lagliga namnet eller registreringsnummer enligt handelsregisterlagen 2007, gäller att handelsregistret är den formella källan — en ändring där måste du först få behandlad av Handelskammaren, och det värdet överför du sedan till registret. För certifikat och policyval, såsom en ISO 27001-status baserad på kontrollmekanismerna i Bilaga A, gäller ingen extern registreringsskyldighet: du uppdaterar det själv så fort certifikatet ändras eller upphör att gälla. Systemet bekräftar aldrig på eget initiativ om en ändring är korrekt; det gör du själv för varje svar, med ja eller nej.