kako prilagodim datoteko verige dobaviteljev, če se kaj spremeni v mojem podjetju

Spreminjanja naredišš v verigi dokumentov, ne v vprašalniku

Spremembo obdelaš na enem mestu: v verigi dokumentov. Spremenjaš izvirni podatek — število zaposlenih, naslov, novo potrdilo — in vsak vprašalnik, ki se nato izpolni, uporabi novo vrednost. Zato se ni treba vrniti na stare, že predložene vprašalnike, da bi jih popravil; ostanejo tako, kot so bili predloženi na portalu tvojega stranke. Samo bodoči odgovori se spremenijo.

Nekatere spremembe vplivajo samo na en odgovor — na primer število zaposlenih po reorganizaciji. Druge takoj vplivajo na več odgovorov hkrati: nova lokacija se odraža tako v državah, kjer si aktiven kot tudi morda pri navedbi zaposlenih po državi. Pomembno je razlikovanje med dejansko spremembo (nekaj se je spremenilo) in popravkom (napisano je bilo napačno). Pri popravku je koristno tudi preveriti, ali so predhodno predloženi vprašalniki z napačno vrednostjo še odprti pri kateri od tvojih strank — to lahko oceniš sam, ker samo ti veš, kateri portali so to.

Zakaj ostane dossier vir, ne seznam

Verigo dokumentov je zasnovna kot eno mesto, od koder izvirajo vsi odgovori, ravno zato, da se ista sprememba ne bi morala izvesti na desetih mestih. Za podatke, ki morajo biti zakonito registrirani, kot je statutarno ime ali registrska številka iz Zakona o trgovinskem registru 2007, velja v vsakem primeru, da je trgovinski register formalni vir — spremembo tam moraš najprej dati obdelati Trgovinski zbornici in to vrednost nato prepisiš v dossier. Za potrdila in odločitve politik, kot je status ISO 27001 na podlagi kontrol iz Priloge A, ni zunanje registracijske obveznosti: to sam posodobiš, takoj ko se potrdilo spremeni ali poteče. Sistem nikoli sam ne potrdi, da je sprememba pravilna; to narediš sam za vsak odgovor, z da ali ne.