kuinka päivitän ketjudossieria jos jokin muuttuu yrityksessäni

Muutokset tehdään ketjutiedostossa itsessään, ei kyselyn vastauksisssa

Muutoksen teet yhdessä paikassa: ketjutiedostossa. Muutat lähdetietoa — työntekijöiden lukumäärää, osoitetta, uutta sertifikaattia — ja jokainen lista, joka täytetään sen jälkeen, käyttää uutta arvoa. Sinun ei siis tarvitse palata vanhoin, jo lähetettyihin kysymyksiin ja korjata niitä; ne jäävät sellaisenaan kuin ne lähetettiin asiakkaasi portaaliin. Vain tulevat vastaukset muuttuvat.

Jotkut muutokset koskevat vain yhtä vastausta — esimerkiksi työntekijöiden lukumäärän uudelleenjärjestelyn jälkeen. Toiset koskevat useita vastauksia kerralla: uusi toimipaikka vaikuttaa sekä maihin, joissa olet aktiivinen että mahdollisesti työntekijöiden ilmoittamiseen maittain. Tärkeää on erottaa tosiseikkamuutos (jokin on todellakin muuttunut) ja korjaus (se oli väärin merkitty). Korjauksen yhteydessä on järkevää myös tarkistaa, ovatko aiemmin lähetetyt kyselyt väärällä arvolla vielä jossain asiakkaasi portaalissa avoimena — voit arvioida tämän itse, koska vain sinä tiedät, mitkä portaalit ne ovat.

Miksi dossie on lähde, ei kysely

Ketjutiedosto on luotu yhtenä lähteenä kaikille vastauksille juuri sen vuoksi, että samaa muutosta ei tarvitse tehdä kymmeneen paikkaan. Pakollisesti rekisteröidyille tiedoille, kuten lakisääteiselle nimelle tai rekisteröintinumero vuodesta 2007 annetusta kaupparekisterilakista, kaupparekisteri on muutenkin virallinen lähde — muutokset siellä on ensin käsiteltävä Kauppakamarissa, ja sitten otat arvon sieltä dossieeseen. Sertifikaateille ja päätöksille, kuten ISO 27001 -asemalle liitettävien kontrollitoimenpiteiden perusteella Liitteessä A, ei ole ulkoista rekisteröintivelvoitetta: päivität ne itse heti kun sertifikaatti muuttuu tai vanhenee. Järjestelmä ei koskaan vahvista itsestään, ovatko muutokset oikein; teet sen itse vastausta kohti kyllä tai ei vastaamalla.