Jak se změní dossier řetězu, když se v mém podniku něco změní

Změny provedete v samotném řetězovém spisu, ne v dotazníku

Změnu provedete na jednom místě: v řetězovém spisu. Upravíte zdrojová data — počet zaměstnanců, adresu, nový certifikát — a každý dotazník, který se poté vyplní, použije novou hodnotu. Nemusíte se tedy vracet ke starým, již odeslaným dotazníkům, abyste je opravili; zůstávají tak, jak byly odeslány na portál vaší klientely. Změny se týkají pouze budoucích odpovědí.

Některé změny se týkají pouze jedné odpovědi — například počet zaměstnanců po reorganizaci. Jiné se týkají okamžitě více odpovědí současně: nová pobočka se promítne jak do zemí, ve kterých jste aktivní tak případně do údaje o zaměstnancích na zemi. Důležité je rozlišení mezi skutečnou změnou (něco se změnilo) a opravou (bylo to tam špatně). U opravy je vhodné také zkontrolovat, zda dříve odeslané dotazníky se špatnou hodnotou stále čekají na vyřízení u některého z vašich klientů — to si můžete sami zhodnotit, protože pouze vy víte, které portály to jsou.

Proč spis zůstává zdrojem, ne dotazník

Řetězový spis je nastaven jako jedno místo, ze kterého pocházejí všechny odpovědi, právě proto, aby se zabránilo nutnosti provádět stejnou změnu na deseti místech. U údajů, které musí být povinně zaznamenány, jako je právní název nebo číslo registrace podle Obchodního zákoníku 2007, se v každém případě obchodní rejstřík považuje za formální zdroj — změnu tam musíte nejdřív nechat zpracovat u Obchodní komory a tu hodnotu pak převezmete do spisu. U certifikátů a rozhodnutí týkajícího se politiky, jako je status ISO 27001 na základě kontrolních opatření z přílohy A, neplatí povinnost externí registrace: aktualizujete ji sami, jakmile se certifikát změní nebo vyprší. Systém nikdy sám nepotvrzuje, zda je změna správná; to děláte sami pro každou odpověď pomocí ano nebo ne.