Ko izpolnjujete vprašalnik KYB vaše banke ali zavarovalnice, se napaka pojavi skoraj vedno na istem mestu: podatki, ki jih navedete, se ne ujemajo popolnoma s podatki, ki so že registrirani pri Gospodarski zbornici in v registru UBO. Drugačen način pisanja imena podjetja, poteklo izvleček ali ravnatelj, ki je medtem zamenjan, vendar še vedno naveden kot oseba za stike: to so videti majhne stvari, vendar v praksi povzročajo največ zamude.
KYB pomeni Know Your Business: preverka, ki jo morajo banke in zavarovalnice obvezno izvršiti pri poslovnih strankah, med drugim da ugotovijo, kdo je za podjetjem in ali se to ujema s tem, kar kažejo javni registri. To preverko deloma izvršijo avtomatizirano: sistem banke primerja, kar vi vnesete, s trenutnim stanjem pri Gospodarski zbornici in registru UBO. Takoj ko se pojavi razlika, prošnja skoči k sodelavcu, ki jo mora ročno preveriti, in to vzame čas.
Zakaj majhna odstopanja povzročajo veliko zamudo
Preverka KYB je v osnovi primerjava med viri. Banka ali zavarovalnica ne gleda samo na to, kar sami vnesete, temveč to primerja z registrom Gospodarske zbornice, registrom UBO in včasih s svojo listo s preverkami sankcij in tveganja. Dokler se vse ujema, se prošnja samodejno obdela. Takoj ko se kaj razlikuje, čeprav nenamerno, se prošnja zaustavi, dokler je ne preverka ročno. Za podjetnika se to pogosto zdi samovoljno, medtem ko je to ponavadi le podrobnost, ki ni več točna.
Napake, ki se pojavljajo najpogosteje
Najbolj pogosta napaka je poteklo izvleček: vprašalnik zahteva izvleček iz Gospodarske zbornice, vendar je kopija, ki se naloži, stara nekaj mesecev in manjka nedavna sprememba v vodstvu. Sledi ime podjetja, ki se piše malo drugače kot v trgovskem registru, na primer s pravno obliko ali brez nje. Tretja pogosta napaka je UBO, ki je po registru še vedno naveden, čeprav se je lastništvo delnic interno že spremenilo, vendar se še ni sporočilo registru. Pojavlja se tudi, da oseba, ki izpolnjuje vprašalnik, ni ista oseba kot podpisna oseba ravnatelja, zato banka zahteva dodatne dokumente za potrditev pooblastila. Nazadnje pogosto manjka nedavna osebna iskaznica UBO, medtem ko ima ta pogosto omejeno veljavnost.
Nobena od teh točk ni zapletena sama po sebi. Problem je, da se opazijo šele v trenutku, ko je vprašalnik že oddан, in nato se morate vrniti, da popravite nekaj, kar ste s kratko preverjanjem vnaprej lahko preprečili.
Kako to preprečite
Bistvo je preprosto: primerjajte, preden oddате. Pridobite trenutni izvleček od Gospodarske zbornice, preverите, ali se ime podjetja dobesedno ujema s tem, kar vnesete, in preverите, ali so podatki UBO še vedno skladni s trenutno situacijo. Pazite tudi na veljavnost dokazov o istovetnosti; ti potečejo in potem niso več sprejeti. Tisti, ki ima te dokumente že zbrane, preden pride vprašalnik, ni treba vsakič znova iskati zadnje različice. V bazi znanja, kjer je za vsako temo raziskano, kaj točno vprašalnik KYB sprašuje je pregled dokumentov, ki se jih običajno zahteva, in od koder izvirajo.
Pomaga tudi, če vnaprej veste, koliko takih vprašalnikov vaše podjetje dejansko prejme in kateri od njih delujejo z istimi osnovnimi podatki. Z nekaj vprašanji takoj vidite, kje je vaše podjetje približno stanje, ne da za to kaj koli pošljete ali se prijavite v portalu banke ali zavarovalnice.
Kaj to reši in kaj ne
Dobro vzdrževan dossier preprečuje večino zamud, vendar ne nadomešča lastne presoje banke ali zavarovalnice. Sami se odločijo, kateri dokumenti so jim potrebni in kdaj je vloga popolna; mi teh vprašalnikov ne beremo in se nigdje v vašem imenu ne prijavimo. Če ostane kaj nejaasno glede tega, kaj točno sprašuje določena institucija, je služba za pomoč strancem te banke ali zavarovalnice pravo mesto za to vprašanje. Za vprašanja o vaši lastni situaciji, na primer kdaj je treba uradno sporočiti spremembo UBO, je pravnik ali Trgovinska zbornica pravi stik.
V pogostih vprašanjih o tem, kaj morate in česa ne smete deliti s prejemnikom je pojasnjeno, katere podatke se običajno zahtevajo in kateri od njih ostanejo fakultativni. In če želite vedeti, kako sestavimo podatke v podatkovno bazo in zakaj je dostop prost, preberite to na strani, kjer je pojasnjeno, od kje izvirajo podatki.
Želite hitro videti, kako je za vaše podjetje, preden pride naslednja lista KYB? Brezplačni hitri pregled vam v nekaj minutah da prvo napoved, brez obveznosti.