Podczas wypełniania listy pytań KYB od banku lub ubezpieczyciela prawie zawsze dochodzi do problemu w tym samym miejscu: dane, które podajecie, nie pokrywają się dokładnie z tym, co jest już zarejestrowane w Izbie Handlowej i w rejestrze UBO. Inna pisownia nazwy firmy, wygasły wyciąg, lub kierownik, który został już zastąpiony, ale nadal figuruje jako osoba kontaktowa: to wydają się małe rzeczy, ale w praktyce powodują większość opóźnień.
KYB oznacza Know Your Business: kontrolę, którą banki i ubezpieczyciele są zobowiązani przeprowadzać wobec klientów biznesowych, między innymi w celu ustalenia, kto stoi za daną firmą i czy zgadza się to z tym, co pokazują rejestry publiczne. Kontrola ta jest częściowo zautomatyzowana: system banku porównuje to, co podajecie, z aktualnym stanem w rejestrze Izby Handlowej i rejestrze UBO. Gdy pojawi się jakakolwiek rozbieżność, wniosek przechodzi do pracownika, który musi to sprawdzić ręcznie, co zajmuje czas.
Dlaczego małe rozbieżności powodują duże opóźnienia
Kontrola KYB to w gruncie rzeczy porównanie źródeł. Bank lub ubezpieczyciel nie tylko patrzy na to, co sami podajecie, ale porównuje to z rejestrem KvK, rejestrem UBO i czasami z własną listą kontroli sankcji i ryzyka. Dopóki wszystko się zgadza, wniosek przebiega automatycznie. Gdy coś się nie zgadza, nawet jeśli niezamierzone, wniosek jest wstrzymywany do czasu, gdy ktoś go ręcznie sprawdzi. Dla przedsiębiorcy często wygląda to na arbitralność, podczas gdy zwykle chodzi apenas o szczegół, który już nie jest aktualny.
Błędy, które występują najczęściej
Najczęstszy błąd to wygasły wyciąg: lista pytań prosi o wyciąg z KvK, ale przesłany egzemplarz ma kilka miesięcy i nie zawiera ostatniej zmiany kierownika. Następnie pojawia się nazwa firmy, która jest napisana nieco inaczej niż w rejestrze handlowym, na przykład z dopiskiem formy prawnej lub bez niego. Trzecim częstym błędem jest UBO, które według rejestru jest nadal zarejestrowane, a tymczasem udziały były zmieniane wewnętrznie, ale zmiana nie została jeszcze zgłoszona do rejestru. Zdarza się także, że osoba kontaktowa wypełniająca listę pytań nie jest tą samą osobą co kierownik uprawniony do podpisywania, w wyniku czego bank żąda dodatkowych dokumentów w celu potwierdzenia uprawnień. Wreszcie, brakuje często aktualnego dokumentu potwierdzającego tożsamość UBO, a dokument ten ma zwykle ograniczoną ważność.
Żaden z tych punktów nie jest skomplikowany sam w sobie. Problem polega na tym, że pojawiają się dopiero w momencie przesłania listy pytań, i wtedy trzeba wrócić, aby naprawić coś, co moglibyście zaobserwować za pomocą krótkiej wcześniejszej kontroli.
Jak tego uniknąć
Istota jest prosta: porównajcie zanim przesyłacie. Uzyskajcie aktualny wyciąg z Izby Handlowej, sprawdzcie, czy nazwa firmy dokładnie odpowiada temu, co podajecie, i zweryfikujcie, czy dane UBO są zgodne z faktyczną sytuacją. Zwróćcie także uwagę na ważność dokumentów tożsamości; wygasają i nie są już akceptowane. Kto zbierze te dokumenty zanim lista pytań trafi do was, nie musi każdorazowo szukać ostatniej wersji. W bazie wiedzy, gdzie dla każdego tematu przeanalizowano dokładnie, o co pyta lista KYB znajduje się przegląd dokumentów, które zwykle są żądane i skąd się je pozyskuje.
Pomaga także wiedzieć z góry, ile tego typu list pytań wasz biznes w ogóle otrzymuje i które z nich pracują z tymi samymi danymi podstawowymi. Za pomocą kilku pytań od razu widać, gdzie wasz biznes mniej więcej się znajduje, bez konieczności dostarczania czegokolwiek lub logowania się w portalu banku lub ubezpieczyciela.
Co to rozwiązuje, a czego nie
Dobrze prowadzona dokumentacja zapobiega większości opóźnieniom, ale nie zastępuje oceny dokonanej przez bank lub ubezpieczyciela. Oni sami decydują, jakie dokumenty są im potrzebne i kiedy wniosek jest kompletny; nie czytamy tych kwestionariuszy i nie logujemy się nigdzieś w Waszym imieniu. Jeśli coś pozostaje niejasne w kwestii tego, co dokładnie pyta dana instytucja, obsługa klienta tego banku lub ubezpieczyciela jest właściwym miejscem, aby to wyjaśnić. W przypadku pytań dotyczących Waszej sytuacji, na przykład kiedy zmiana UBO musi zostać formalnie zgłoszona, odpowiednim punktem kontaktowym jest radca prawny lub Izba Handlowo-Przemysłowa.
W często zadawanych pytaniach dotyczących tego, co należy i czego nie trzeba udostępniać odbiorcy wyjaśniono, jakie dane są standardowo żądane i które z nich pozostają opcjonalne. A jeśli chcesz wiedzieć, jak zestawiamy informacje w bazie wiedzy i dlaczego są one bezpłatnie dostępne, przeczytaj to na stronie wyjaśniającej, skąd pochodzą informacje.
Chcesz szybko sprawdzić, jak Twoja firma się przedstawia, zanim napłynie następny kwestionariusz KYB? Bezpłatna szybka ocena daje w kilka minut wstępną wskazówkę, bez zobowiązań.