Lorsque vous remplissez un questionnaire KYB de votre banque ou de votre assureur, les choses tournent presque toujours mal au même endroit : les données que vous fournissez ne correspondent pas exactement à ce qui est déjà enregistré à la Chambre de Commerce et dans le registre des UBO. Une orthographe différente du nom de l'entreprise, un extrait expiré, ou un dirigeant qui a été remplacé entre-temps mais qui est toujours mentionné comme personne de contact : cela semble être des détails, mais en pratique, ils causent le plus de retards.
KYB signifie Know Your Business : le contrôle que les banques et les assureurs sont tenus d'effectuer auprès de leurs clients commerciaux, notamment pour établir qui se cache derrière une entreprise et si cela correspond à ce que les registres publics montrent. Ce contrôle est en partie automatisé : le système bancaire compare ce que vous remplissez avec l'état actuel à la Chambre de Commerce et au registre des UBO. Dès qu'il y a une différence, la demande passe à un employé qui doit l'examiner manuellement, ce qui prend du temps.
Pourquoi les petites divergences causent des retards importants
Un contrôle KYB est essentiellement une comparaison entre les sources. La banque ou l'assureur ne regarde pas seulement ce que vous remplissez vous-même, mais le rapproche du registre du KvK, du registre des UBO et parfois d'une liste propre de contrôles de sanctions et de risques. Tant que tout correspond, la demande progresse automatiquement. Dès que quelque chose diverge, même involontairement, la demande est suspendue jusqu'à ce que quelqu'un l'ait vérifié manuellement. Pour l'entrepreneur, cela semble souvent arbitraire, alors que c'est généralement juste un détail qui n'est plus à jour.
Les erreurs les plus fréquentes
L'erreur la plus courante est un extrait obsolète : le questionnaire demande un extrait du KvK, mais la copie qui est téléchargée a quelques mois et ne montre pas un changement récent de dirigeants. Vient ensuite le nom de l'entreprise qui est écrit un peu différemment que dans le registre du commerce, par exemple avec ou sans la forme juridique. Une troisième erreur fréquente est un UBO qui, selon le registre, est toujours inscrit, alors que l'actionnariat a été modifié en interne mais n'a pas encore été signalé au registre. Il arrive aussi que la personne de contact qui remplit le questionnaire ne soit pas le même que le dirigeant ayant le pouvoir de signature, ce qui pousse la banque à demander des documents supplémentaires pour confirmer le pouvoir. Enfin, il manque régulièrement une pièce d'identité récente de l'UBO, alors qu'elle a souvent une validité limitée.
Aucun de ces points n'est compliqué en soi. Le problème est qu'ils ne deviennent apparents qu'au moment où le questionnaire est déjà soumis, et vous devez alors revenir pour corriger quelque chose que vous auriez pu éviter avec une courte vérification préalable.
Comment l'éviter
Le cœur est simple : comparez avant de soumettre. Obtenez un extrait actuel auprès de la Chambre de Commerce, vérifiez que le nom de l'entreprise correspond exactement à ce que vous remplissez, et vérifiez que les données UBO correspondent toujours à la situation réelle. Faites également attention à la durée de validité des pièces d'identité ; elles expirent et ne sont alors plus acceptées. Celui qui a déjà rassemblé ces documents avant l'arrivée du questionnaire n'a pas besoin de chercher à nouveau la dernière version à chaque fois. Dans la base de connaissances où il a été clarifié par sujet ce qu'un questionnaire KYB demande exactement se trouve un aperçu des documents généralement demandés et de leurs sources.
Il est également utile de savoir à l'avance combien de ces questionnaires votre entreprise reçoit réellement et lesquels d'entre eux utilisent les mêmes données de base. Avec quelques questions, vous voyez immédiatement où votre entreprise se situe à peu près, sans que vous ayez besoin de fournir quoi que ce soit ou de vous connecter à un portail d'une banque ou d'un assureur.
Ce que cela résout et ce que cela ne résout pas
Un dossier bien tenu prévient la plupart des retards, mais ne remplace pas l'évaluation propre de la banque ou de l'assureur. Ils déterminent eux-mêmes quels documents ils ont besoin et quand une demande est complète ; nous ne lisons pas ces questionnaires et ne nous connectons nulle part en votre nom. Si quelque chose reste flou concernant ce qu'une institution spécifique demande exactement, le service clientèle de cette banque ou assureur est le bon endroit pour poser cette question. Pour des questions concernant votre propre situation, par exemple quand un changement d'UBO doit être formellement signalé, un juriste ou la Chambre de Commerce et d'Industrie est le bon interlocuteur.
Dans les questions fréquemment posées sur ce que vous devez ou non partager avec un client est expliqué quelles données sont généralement demandées et lesquelles restent optionnelles. Et si vous voulez savoir comment nous compilons l'information dans notre base de connaissances et pourquoi celle-ci est librement accessible, vous le lisez sur la page qui explique d'où provient l'information.
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