Wenn Sie einen KYB-Fragebogen Ihrer Bank oder Versicherung ausfüllen, geht es fast immer an derselben Stelle schief: Die Angaben, die Sie machen, stimmen nicht genau mit dem überein, was bereits bei der Industrie- und Handelskammer und im UBO-Register eingetragen ist. Eine andere Schreibweise des Unternehmensnamens, eine abgelaufene Bescheinigung, oder ein Geschäftsführer, der inzwischen ausgetauscht wurde, aber noch als Kontaktperson aufgeführt ist: Das sind kleine Dinge, aber in der Praxis verursachen sie den meisten Verzug.
KYB steht für Know Your Business: die Kontrolle, die Banken und Versicherungen bei Geschäftskunden durchführen müssen, unter anderem um festzustellen, wer hinter einem Unternehmen steht und ob dies mit dem übereinstimmt, was öffentliche Register zeigen. Diese Kontrolle erfolgt teilweise automatisiert: das Bankensystem vergleicht das, was Sie eintragen, mit dem aktuellen Stand bei der Industrie- und Handelskammer und dem UBO-Register. Sobald ein Unterschied auftritt, wird der Antrag an einen Mitarbeiter weitergeleitet, der dies manuell überprüfen muss, und das kostet Zeit.
Warum kleine Abweichungen große Verzögerungen verursachen
Eine KYB-Kontrolle ist im Grunde ein Vergleich zwischen Quellen. Die Bank oder Versicherung schaut nicht nur auf das, was Sie selbst eintragen, sondern vergleicht dies mit dem Handelsregister, dem UBO-Register und manchmal mit einer eigenen Liste von Sanktions- und Risikokontrollen. Solange alles übereinstimmt, läuft der Antrag automatisch weiter. Sobald etwas abweicht, auch wenn es unbeabsichtigt ist, wird der Antrag gestoppt, bis jemand dies manuell überprüft hat. Für den Unternehmer wirkt das oft wie Willkür, während es meistens nur ein Detail ist, das nicht mehr stimmt.
Die Fehler, die am häufigsten vorkommen
Der häufigste Fehler ist eine veraltete Bescheinigung: Der Fragebogen fordert einen Handelsregisterauszug an, aber das hochgeladene Exemplar ist ein paar Monate alt und enthält nicht einen kürzlichen Wechsel der Geschäftsführung. Danach folgt der Unternehmensname, der etwas anders geschrieben wird als im Handelsregister, zum Beispiel mit oder ohne Rechtsform dahinter. Ein dritter häufiger Fehler ist ein UBO, der laut Register noch immer eingetragen ist, während die Anteile intern bereits geändert wurden, aber noch nicht an das Register gemeldet wurden. Es kommt auch vor, dass die Person, die den Fragebogen ausfüllt, nicht dieselbe ist wie der zeichnungsbefugte Geschäftsführer, woraufhin die Bank zusätzliche Dokumente verlangt, um die Befugnis zu bestätigen. Schließlich fehlt oft ein aktueller Identitätsnachweis des UBO, der normalerweise begrenzte Gültigkeit hat.
Keiner dieser Punkte ist an sich kompliziert. Das Problem besteht darin, dass sie erst auffallen, nachdem der Fragebogen bereits eingereicht wurde, und dann müssen Sie zurückkehren, um etwas zu korrigieren, das Sie mit einer kurzen vorherigen Kontrolle hätte vermeiden können.
Wie Sie das vermeiden
Der Kern ist einfach: Vergleichen Sie, bevor Sie einreichen. Holen Sie einen aktuellen Auszug bei der Industrie- und Handelskammer ein, überprüfen Sie, ob der Unternehmensname buchstäblich mit dem übereinstimmt, was Sie eintragen, und kontrollieren Sie, ob die UBO-Daten noch mit der tatsächlichen Situation übereinstimmen. Beachten Sie auch die Gültigkeit von Ausweisen; diese verfallen und werden dann nicht mehr akzeptiert. Wer diese Dokumente bereits zusammengestellt hat, bevor der Fragebogen ankommt, muss nicht jedes Mal erneut nach der aktuellen Version suchen. In der Wissensdatenbank, in der pro Thema recherchiert wurde, was ein KYB-Fragebogen genau verlangt finden Sie einen Überblick über die Dokumente, die normalerweise angefordert werden und woher sie stammen.
Es hilft auch, im Voraus zu wissen, wie viele Fragebögen dieser Art Ihr Unternehmen tatsächlich erhält und welche davon mit denselben Basisdaten arbeiten. Mit ein paar Fragen können Sie sofort sehen, wo sich Ihr Unternehmen ungefähr befindet, ohne dass Sie dafür etwas einreichen oder sich bei einem Portal einer Bank oder eines Versicherungsunternehmens anmelden müssen.
Was dies löst und was nicht
Ein gut gepflegtes Dossier verhindert die meisten Verzögerungen, ersetzt aber nicht die eigene Beurteilung der Bank oder des Versicherungsunternehmens. Diese bestimmen selbst, welche Dokumente sie benötigen und wann ein Antrag vollständig ist; wir lesen diese Fragelisten nicht und melden uns nicht in Ihrem Namen irgendwo an. Falls etwas unklar bleibt, was eine bestimmte Institution genau fragt, ist der Kundenservice dieser Bank oder dieses Versicherungsunternehmens die richtige Anlaufstelle, um dies zu klären. Für Fragen zu Ihrer eigenen Situation, zum Beispiel wann eine UBO-Änderung formell gemeldet werden muss, sind ein Jurist oder die Industrie- und Handelskammer der richtige Ansprechpartner.
In den häufig gestellten Fragen darüber, welche Informationen Sie mit einem Auftraggeber teilen müssen und welche nicht ist erläutert, welche Daten standardmäßig angefordert werden und welche davon optional bleiben. Und wenn Sie wissen möchten, wie wir die Informationen in der Wissensdatenbank zusammenstellen und warum diese kostenlos zugänglich ist, lesen Sie das auf der Seite, auf der erläutert wird, woher die Informationen stammen.
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