Kui täidate oma panga või kindlustusfirma KYB-küsimustikku, siis peaaegu alati tekib probleem samast kohast: teie esitatud andmed ei lange täpselt kokku Äriregistris ja UBO-registris juba registreerituiga. Ettevõtte nime erinev kirjapanek, aegunud väljavõte või vahetatud juhataja, keda aga endiselt nimetatakse kontaktisikuna: need tunduvad väikese asjade nagu, kuid praktikas põhjustavad nad enamiku viivitusi.
KYB tähendab Know Your Business: kontroll, mida pangad ja kindlustusfirmad on kohustatud tegema ärilistel klientidel, muuhulgas selleks, et kindlaks teha, kes on ettevõtte taga ja kas see vastab sellele, mida avalikud registrid näitavad. Seda kontrolli tehakse osaliselt automatiseeritult: panga süsteem võrdleb teie andmeid Äriregistri ja UBO-registri praeguse seisundiga. Niipea kui esineb erinevus, suunatakse taotlus töötajale, kes peab selle käsitsi kontrollima, mis võtab aega.
Miks väikesed erinevused põhjustavad suuri viivitusi
KYB-kontroll on põhimõtteliselt allikate võrdlemine. Pank või kindlustusfirma ei vaata mitte ainult seda, mida te ise täidate, vaid võrdleb seda Äriregistri, UBO-registri ja mõnikord enda sanktsioonide ja riskikontrolli nimekirjaga. Kuni kõik ühtib, liigub taotlus automaatselt edasi. Niipea kui midagi erineb, isegi kui see on tahtmatu, jäetakse taotlus pooleli, kuni keegi on selle käsitsi kontrollinud. Ettevõtjale tundub see sageli meelevaldsus, kuigi tavaliselt on see lihtsalt detail, mis pole enam õige.
Kõige sagedamini esinevad vead
Kõige levinumad vea on aegunud väljavõte: küsimustik küsib KvK-väljavõtet, kuid üleslaaditud eksemplar on paarkümmend kuud vana ja puuduvad hiljutised juhatajavahetused. Seejärel järgneb ettevõtte nimi, mida kirjutatakse veidi teisiti kui äriseadistikku, näiteks õiguslikku vormi järgi või ilma selleta. Kolmas levinud viga on UBO, kes on registri järgi endiselt kantud, kuigi aktsialehing on sisemiselt muutunud, kuid registrisse veel teatavaks tehtud. Samuti juhtub, et küsimustikku täitev kontaktisik ei ole sama, kes all kirjutamisõigusega juhataja, mistõttu pank palub täiendavaid dokumente volituslikkuse kinnitamiseks. Lõpuks puudub sageli UBO hiljutine isikut tõendav dokument, kuigi sellel on sageli piiratud kehtivusperiood.
Ükski neist punktidest ei ole iseenesest keeruline. Probleem on selles, et need tulevad esile alles siis, kui küsimustik on juba esitatud, ja siis peate minema tagasi, et parandada midagi, mida oleksite lühikese eelneva kontrolliga saanud vältida.
Kuidas te seda vältisite
Põhimõte on lihtne: võrrelge enne esitamist. Hankige Kaubanduskodast kehtiv väljatrükk, kontrollige, kas ettevõtte nimi vastab täpselt sellele, mis te sisse kirjutate, ja kontrollige, kas UBO-andmed vastavad endiselt tegelikule olukorrale. Pange tähele ka legitimatsioonidokumentide kehtivusaega; need aeguvad ja ei ole seejärel enam aktsepteeritud. Kellel on need dokumendid juba kokku kogutud enne küsimustiku saabumist, ei pea iga kord uuesti otsima viimast versiooni. Selles teadusmaterjalides, kus on teema kaupa välja selgitatud, mida KYB-küsimustik täpselt küsib on ülevaade dokumentidest, mida tavaliselt nõutakse ja kust need pärit on.
Aitab ka juba teada saada, kui palju sellistest küsimustikest teie ettevõte tegelikult saab ja millised neist töötavad samade põhiandmetega. Paar küsimusega näete kohe, kus teie ettevõte ligikaudu seisab, ilma et peaksite midagi esitama või logima sisse mõne panga või kindlustusandja portaali.
Mida see lahendab ja mida mitte
Hästi peetud fail vähendab enamikku viivitusi, kuid see ei asenda panga või kindlustusandja omaenese hindamist. Nemad määravad ise, milliseid dokumente nad vajavad ja millal on taotlus täielik; me ei loe neid küsimustikke ja me ei logi miski teenistuse nimel sisse. Kui midagi jääb segaseks selle kohta, mida konkreetne asutus täpselt küsib, on panka või kindlustusfirma klienditeenistus õigete pöördumise aadressiks. Küsimuste korral oma olukorra kohta, näiteks millal tuleb ametlikult UBO muutus edastada, on jurist või Kaubanduskoda õige kontaktisik.
Aastal sagedamini esitavate küsimuste hulgas selle kohta, mida te peate ja mida ei pea jagama saajaga on selgitatud, milliseid andmeid tavapäraselt küsitakse ja millised neist jäävad valikuliseks. Ja kui soovite teada, kuidas me teadmusbaasis olevat teavet koostame ja miks see on vabalt kättesaadav, leiate selle lehel, kus on selgitatud, kust teave pärineb.
Kas soovite kiiresti näha, kuidas teie firma välja näeb, enne kui järgmine KYB-küsimustik saabub? Tasuta kiirne hindamine annab paari minutiga esialgse ülevaate ilma kohustuste olmata.