Quando preenche um questionário KYB do seu banco ou seguradora, quase sempre há um problema no mesmo ponto: os dados que fornece não correspondem exatamente ao que já está registado na Câmara do Comércio e no registo UBO. Uma grafia diferente do nome da empresa, um extrato vencido ou um gestor que foi entretanto substituído mas ainda consta como contacto: parecem coisas pequenas, mas na prática causam a maior parte dos atrasos.
KYB significa Know Your Business: o controlo que bancos e seguradoras estão obrigados a realizar com clientes empresariais, entre outras coisas para determinar quem está por trás de uma empresa e se isso corresponde ao que os registos públicos mostram. Esse controlo é feito em parte de forma automatizada: o sistema do banco compara o que preenche com a situação atual na Câmara do Comércio e no registo UBO. Assim que surge uma discrepância, o pedido é encaminhado para um colaborador que tem de verificar manualmente, o que consome tempo.
Por que pequenas discrepâncias causam grandes atrasos
Um controlo KYB é fundamentalmente uma comparação entre fontes. O banco ou seguradora não olha apenas para o que preenche, mas compara com o registo da Câmara do Comércio, o registo UBO e por vezes uma lista própria com controlos de sanções e riscos. Enquanto tudo corresponder, o pedido segue automaticamente. Assim que algo diverge, mesmo que involuntariamente, o pedido é suspenso até que alguém o tenha verificado manualmente. Para o empresário, isso muitas vezes parece arbitrário, quando geralmente é apenas um detalhe que deixou de estar correto.
Os erros que ocorrem com mais frequência
O erro mais comum é um extrato desatualizado: o questionário pede um extrato da Câmara do Comércio, mas o exemplar que é carregado tem alguns meses de idade e não mostra uma mudança recente de gestores. A seguir vem o nome da empresa escrito ligeiramente diferente do que consta no registo comercial, por exemplo com ou sem forma jurídica em seguida. Um terceiro erro frequente é um UBO que continua registado segundo o registo, enquanto a participação acionista já foi alterada internamente mas ainda não foi comunicada ao registo. Também acontece que a pessoa contacto que preenche o questionário não seja a mesma que o gestor com poderes de assinatura, o que leva o banco a pedir documentos adicionais para confirmar a competência. Finalmente, frequentemente falta uma legitimação recente do UBO, quando essa frequentemente tem uma validade limitada.
Nenhum destes pontos é complicado em si. O problema é que só aparecem no momento em que o questionário já foi apresentado, e depois tem de voltar atrás para corrigir algo que poderia ter evitado com uma breve verificação prévia.
Como evitar isto
O essencial é simples: compare antes de submeter. Obtenha um extrato atual na Câmara do Comércio, verifique se o nome da empresa corresponde exatamente ao que preenche e veja se os dados do UBO ainda correspondem à situação real. Preste também atenção ao período de validade dos documentos de identificação; expiram e deixam de ser aceites. Quem tiver estes documentos já organizados antes da chegada do questionário não precisa de pesquisar novamente pela versão mais recente. Em a base de conhecimentos onde se investigou por tópico o que um questionário KYB pede exatamente encontra um resumo dos documentos que são geralmente solicitados e de onde provêm.
Também ajuda saber com antecedência quantos destes questionários a sua empresa realmente recebe e quais deles funcionam com os mesmos dados básicos. Com algumas perguntas vê logo aproximadamente onde se encontra a sua empresa, sem que seja necessário fornecer nada ou fazer login num portal de um banco ou seguradora.
O que isto resolve e o que não resolve
Um dossier bem mantido evita a maioria dos atrasos, mas não substitui a avaliação própria do banco ou seguradora. Eles determinam autonomamente que documentos precisam e quando um pedido está completo; não lemos essas listas de perguntas e não fazemos login em nenhum local em seu nome. Se algo permanecer pouco claro sobre o que uma instituição específica pergunta exatamente, o serviço de atendimento ao cliente desse banco ou seguradora é o local indicado para esclarecer. Para dúvidas sobre a sua própria situação, por exemplo quando uma mudança de UBO deve ser formalmente comunicada, um jurista ou a Câmara de Comércio é o ponto de contacto apropriado.
Em as perguntas mais frequentes sobre que dados tem ou não de partilhar com um cliente está explicado que dados são normalmente solicitados e quais permanecem opcionais. E se quiser saber como compilamos a informação na base de conhecimento e por que é gratuitamente acessível, leia-o em a página onde é explicado de onde vem a informação.
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