Meta timla kwistjonarju KYB mill-bank jew l-assiguratur tiegħek, kważi dejjem jmur ħażin fuq l-istess punt: id-data li tagħti int mhix eżattament ikkunsistenti ma' dak li diġà huwa reġistrat fil-Kamera ta' Kummerċ u fin-Reġistru UBO. Mod differenti ta' kitba tal-isem tal-kumpanija, estratt skadat, jew amministratur li jissostitwixxa issa imma għadu jitħassar bħala persuna ta' kuntatt: jidħru affarijiet żgħar, iżda fil-prattika jkawżaw ir-ribbiedsu l-aktar.
KYB ifisser Know Your Business: il-kontroll li banki u assiguraturi huma obbligati jagħmlu għal klijenti kummerċjali, inter alia biex jistabbilixxu min jinsabu wara kumpanija u jekk dan jaqbel ma' dak li r-reġistri pubbliċi juri. Dak il-kontroll jseħħ parzjalment b'mod awtomatizzat: is-sistema tal-bank tikkunfrunta dak li timla int mal-istat attwali fil-Kamera ta' Kummerċ u r-Reġistru UBO. Malajr ma jseħħ differenza, l-applikazzjoni tilowwarpa lejn impjegat li jrid jħarreġ b'mod manuali, u dan jieħu ħin.
Għaliex differenzi żgħar jagħtu dewwel kbir
Kontroll KYB hija essenzjalment qarnaxa bejn sorsi. Il-bank jew l-assiguratur jqisu mhux biss dak li timla int stess, iżda jpoġu li maħ ir-reġistru KvK, ir-Reġistru UBO u xi kultant lista tagħhom stess ta' kontrolli dwar sankzjonijiet u riskji. Għal kemm ħaġa tkun konsistenti, l-applikazzjoni titqiegħed awtomatikament. Malajr ma jkun hemm differenza, anke jekk mhu bi ħsieb, l-applikazzjoni titwaqqaf sal-ma jiddikjara xi ħadd b'mod manuali. Għall-imprenditur ħafna drabi jidher bħala arbitrarjetà, imma normalment huwa sempliċement dettalj li ma jintgħaqdex aktar.
Il-żbalji li l-aktar jseħħu
L-iżball l-aktar komuni huwa estratt mitħarreġ: il-kwistjonarju jtalab estratt KvK, imma l-kopja li titlowda hija miċ-ċupla xahar ilu u tilef bidla riċenti fl-amministrazzjoni. Wara ġej l-isem tal-kumpanija li jittikteb kif lura differenti mħal ir-reġistru kummerċjali, per eżempju bi jew mingħajr forma ġuridika wara. Terz żball komuni huwa UBO li skond ir-reġistru għadu jkun inkluż, imma l-ownerships̄ip internament diġà nbidel iżda għadu ma ġiex komunikat għar-reġistru. Seħħ ukoll li l-persuna ta' kuntatt li timla l-kwistjonarju mhix l-istess bħall-amministratur li għandu poter isokta, u għalhekk il-bank jitlob dokumenti addizzjonali biex jikkonferma l-poter. Finalment, ta' spiss nieqsa legitimazzjoni riċenti tal-UBO, imma normalment għandha durata limitata ta' validità.
Ebda wieħed minn dawn il-punti mhux ikkumplikat waħdu. Il-problema hija li huma jduru l-perżentent biss meta l-kwistjonarju diġà jkun inkontrat, u allura trid tmorr lura biex tirrettifika affarr li kont stgħu tevitah b'kontroll qasir qabel.
Kif tistgħu tevitaw dan
Il-qalba hija sempliċi: iqabbel qabel ma tintbagħ. Ikseb estratt attwali mill-Kamera ta' Kummerċ, ivverifika li l-isem tal-kumpanija jaqbel eżattament ma' dak li timla int, u ċċekkja li d-data UBO għadu tkun korretta mas-sitwazzjoni attwali. Agħti attenzjoni wkoll għad-durata ta' validità ta' prova ta' identifikazzjoni; huma jiskadew u allura ma jiġux maħbula aktar. Min li għandu dawn id-dokumenti diġà miġbura bilqegħda qabel il-kwistjonarju jasal, m'għandu l-ħtieġa jfittex minn ġdid tal-aħħar verżjoni kull darba. F' il-bank tal-għarfien fejn kull soggett ġie analizzat dak li eżattament jitlob kwistjonarju KYB hemm survej tad-dokumenti li normalment jitwettqu u minn fejn ġejjin.
Jgħin ukoll biex taf qabel kemm iż-żmien minn dawn il-kwistjonarji l-imqabbel il-kumpanija tiegħek attwalment tikseb u liema minnhom jaħdmu bl-istess data bażiku. Bi ċupla mistoqsija turi l-istess fejn il-kumpanija tiegħek hi bejn wieħed u ieħor, mingħajr li jkollok trid tipprovdi jew tiddaħħal f'portal ta' bank jew assiguratur.
X'dan li jsolvi u x'dan li ma jsolvi
Dossier mħeġġeġ sew jipprevjeni l-aktar dewmien, iżda ma jibdilx il-valutazzjoni tagħhom stess ta' bank jew assiguratur. Huma nfushom jiddeterminaw liema dokumenti għandhom bżonn u meta jkun rikors komplut; aħna ma nqarux dawk il-listi tal-mistoqsija u ma ddaħħalx mkien f'isimkom. Jekk xi ħaġa tibqa' mhux ċara dwar dak li istituzzjoni speċifika preċizzament titlob, il-customer service tal-bank jew assiguratur dik hi l-post xieraq biex tittippet. Għal mistoqsijiet dwar is-sitwazzjoni tagħkom stess, per eżempju meta jew bidla tal-UBO jridu jkunu trasmessi formalment, ħakim jew il-Kamra tal-Kummerc huma l-adatt li tikkuntattjaw.
Fi il-mistoqsijiet tal-aktar spiss iwwejha li x'għandok ihtieġ taqsam ma' customer hawn spjegat liema informazzjoni hija ta' norma mistoqsija u liema minnha tibqa' fakultattiva. U jekk trid taf kif nista' nipprepara l-informazzjoni fil-knowledge base u għaliex din hija aċċessibbli b'xejn, aqra dan fuq il-paġna li spjega minn fejn ej l-informazzjoni.
Trid taraw malajr kif qed jidher l-impriża tiegħek qabel ma tasal il-lista sussegwenti tal-mistoqsija KYB? Is-scan kwiku b'xejn jagħti f'ftit minuti indikazzjoni inizjali, mingħajr obblighi.