Para um questionário VSME, normalmente são necessários três tipos de peças: dados sobre seu consumo de energia e emissões, seus dados básicos como empresa (extrato do KvK, número de funcionários, faturamento) e, se aplicável, política existente sobre sustentabilidade ou pessoal. VSME significa Voluntary SME Standard, um padrão de relatório voluntário para empresas menores desenvolvido ao lado do relatório de sustentabilidade maior para empresas de capital aberto. Os clientes usam o questionário VSME para poder mostrar em seu próprio relatório o que acontece em sua cadeia de suprimentos, sem que você precise preparar um relatório completo de sustentabilidade.
O detalhe que mais causa atraso no VSME não é a política, mas os números. Os dados de energia e emissões não vêm de um único documento, mas devem ser compilados a partir de faturas, leituras de medidores e às vezes dados de uma empresa de leasing ou transportadora. Quem não mantém esses dados estruturalmente, fica procurando na caixa de entrada ou com o fornecedor de energia a cada novo questionário.
Que peças aparecem com mais frequência
A base de um questionário VSME geralmente consiste em um extrato do KvK, uma indicação do número de funcionários (geralmente em fte), a receita anual e uma breve descrição das atividades comerciais. Estes são dados que você também usa para outros questionários e que mudam pouco. Além disso, pergunta-se sobre consumo de energia, geralmente dividido em eletricidade, gás e combustível para veículos. Esses dados são frequentemente associados aos termos escopo 1 e escopo 2, onde escopo 1 refere-se às emissões diretas de fontes próprias, como um veículo da empresa, e escopo 2 às emissões relacionadas à energia adquirida, como eletricidade. O que exatamente se enquadra no escopo 3 e se isso é relevante para sua empresa varia por questionário e por cliente; o texto oficial do padrão relevante fornece a definição para isso.
Além disso, muitas listas VSME perguntam sobre política: você tem um código de conduta, existe política contra discriminação, existe um sistema de denúncia? Para uma pequena empresa, a resposta a tais perguntas é frequentemente simplesmente que não há documento formal, e essa também pode ser uma resposta. Um questionário não obriga você a estabelecer uma política que ainda não existe; ele inventaria o que existe.
Por que os dados de energia exigem mais trabalho
Um extrato do KvK é baixado em alguns minutos e permanece válido por meses. Os dados de energia e combustível funcionam diferentemente: são sazonais, mudam a cada ano e estão espalhados por várias faturas. Uma empresa com sua própria frota de veículos, por exemplo, lida com comprovantes de combustível, um contrato de leasing e às vezes um faturamento separado de cartão de carregamento. Quem coleta esses dados apenas quando o questionário chega perde a maior parte do tempo lá, mais do que preenchendo o próprio questionário.
Ajuda a coletar esses dados uma vez por ano, em um momento fixo, independentemente de qual questionário estiver em circulação no momento. Dessa forma, há sempre um número anual atualizado pronto, em vez de você ter que perseguir o fornecedor de energia novamente a cada novo pedido. como VSME se relaciona com outros questionários fornece uma visão geral de quais dados aparecem com mais frequência e quais pertencem apenas a este padrão específico.
O que você não precisa fornecer como padrão
Um questionário VSME raramente solicita, na prática, um relatório totalmente certificado ou uma auditoria externa; isso também não se adequa ao caráter voluntário da norma. Além disso, os detalhes financeiros internos que não estão diretamente relacionados com a sustentabilidade ou os colaboradores geralmente não fazem parte deste tipo de lista. Se tem dúvidas sobre se uma pergunta específica se enquadra na VSME, recomenda-se que a valide em relação à definição oficial da norma ou que a coloque diretamente à entidade que preparou a lista.
Atualidade e reutilizabilidade
Como os dados de energia mudam anualmente e os dados da empresa, como o número de colaboradores, também podem sofrer alterações, é útil registar uma data de validade máxima para cada documento: quando é que este número deve ser novamente verificado. Isto evita que na próxima vez que receber um questionário, apresente uma declaração que entretanto já não é correta. em poucas perguntas, identificar quais os questionários que são relevantes para a sua empresa fornece uma primeira indicação se a VSME provavelmente reaparecerá na sua situação e com que frequência.
O local de origem destes dados e a forma como são compilados numa única resposta está explicado em a página sobre como as respostas são compiladas. Assim, mantém visível para si qual o documento de origem por trás de cada resposta, mesmo se uma entidade cliente o perguntar mais tarde.
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