Za VSME upitnik obično trebate tri vrste dokumenata: podatke o vašoj potrošnji energije i emisijama, osnovne podatke vaše tvrtke (izvadak iz registra, broj zaposlenih, godišnja prodaja) i eventualno postojeće politike vezane uz održivost ili zaposlene. VSME je kratica za Voluntary SME Standard, dobrovoljni standard izvještavanja za manja poduzeća koji je razvijen kao dodatak većem izvještavanju o održivosti za tvrtke koje kotiraju na berzama. Kupci koriste VSME upitnik kako bi u svom vlstitom izvještavanju mogli pokazati što se događa u njihovu lancu opskrbe, bez da trebate sami izraditi potpuni izvještaj o održivosti.
Detalj koji kod VSME najčešće uzrokuje kašnjenja nije politika već podaci. Energetski i emisijski podaci ne dolaze iz jednog dokumenta već moraju biti sastavljeni iz računa, očitanja brojača i ponekad podataka od društva za leasing ili prijevoznika. Tko ove podatke ne vodi strukturirano, pri svakom novom upitaniku ponovno mora pretraživati poštansku kutiju ili kontaktirati davatelja energije.
Koji dokumenti se najčešće pojavljuju
Osnovu VSME upitnika obično čine izvadak iz registra, naznaka broja zaposlenih (često u odnosu na puno radno vrijeme), godišnja prodaja i kratak opis poslovnih aktivnosti. To su podaci koje koristite i za druge upitnike te se malo mijenjaju. Osim toga, pita se o potrošnji energije, obično podijeljenoj na struju, plin i gorivo za vozila. Ti se podaci često povezuju s terminima scope 1 i scope 2, pri čemu scope 1 odnosi se na izravne emisije iz vlastitih izvora, kao što je poslovni automobil, a scope 2 na emisije koje su povezane s kupljenom energijom, kao što je elektricitet. Što točno spada pod scope 3 i je li to relevantno za vašu tvrtku razlikuje se od upitnika do upitnika i od kupca do kupca; službeni tekst odgovarajućeg standarda daje definiciju za to.
Mnogi VSME upitnici također pitaju o politici: imate li kodeks ponašanja, postoji li politika protiv diskriminacije, postoji li mehanizam za prijavljivanje nepravilnosti. Za malo poduzeće odgovor na takva pitanja često je jednostavno da ne postoji formalni dokument, što također može biti odgovor. Upitnik ne prisiljava vas da izradite politiku koja još ne postoji; on samo inventarizira ono što postoji.
Zašto energetski podaci zahtijevaju najviše rada
Izvadak iz registra se preuzme u nekoliko minuta i ostaje valjan mjesecima. Energetski i podaci o gorivu funkcioniraju drugačije: sezonski su, mijenjaju se iz godine u godinu i razasuti su po većem broju računa. Primjerice, poduzeće s vlastitim voznim parkom suočava se s pojedinim priznanicama, ugovorom o leasingu i ponekad odvojenom naplatom prolazne iskaznice. Tko ove podatke počne prikupljati tek kada upitnik stigogne, uloži u to većinu vremena, više nego u samo ispunjavanje upitnika.
Pomaže ako te podatke prikupite jednom godišnje, u fiksnom trenutku, neovisno o kojem upitaniku u tom trenutku dolazi. Na taj način uvijek imate dostupnu tečnu godišnju brojku, umjesto da pri svakom novom zahtjevu ponovno trebate kontaktirati davatelja energije. kako se VSME odnosi prema drugim upitnicima daje pregled koji se podaci pojavljuju češće i koji su samo specifični za ovaj standard.
Što standardno ne trebate dostaviti
VSME-upitnik u praksi rijetko traži potpuno certificirani izvještaj ili vanjski audit; to također ne odgovara dobrovoljnoj prirodi standarda. Unutarnji financijski detalji koji nisu izravno povezani sa održivošću ili zaposlenicima obično ne spadaju u ovaj tip popisa. Ako sumnjate je li određeno pitanje primjereno za VSME, preporučuje se da to provjerite prema službenoj definiciji standarda ili da izravno postavite pitanje preuzetniku koji je pripremio popis.
Aktualnost i ponovne iskoristivosti
Budući da se podaci o energiji godišnje mijenjaju i podaci o poduzeću poput broja zaposlenih također mogu varirati, korisno je da za svaki dokument zabilježite krajnji rok čuvanja: kada ovaj broj treba ponovno provjeriti. To sprječava da priložite objašnjenje pri sljedećem upitaniku koje je u međuvremenu postalo netačno. u nekoliko pitanja vidjeti koji su upitnici relevantni za vaše poduzeće pruža prvu indikaciju jesu li standardi VSME vjerojatni u vašoj situaciji, i koliko često.
Gdje ti podaci dolaze i kako se sastavljaju u jedan odgovor, objašnjeno je na stranica o tome kako se odgovori sastavljaju. Na taj način ostaje jasno za vas koji izvorni dokument stoji iza kojeg odgovora, čak i ako ga preuzetnik kasnije postavi.
Želite li prvo dobiti opću predodžbu o tome što valje za vaše poduzeće, prije nego počnete prikupljati dokumente? Proveli besplatnu brzu analizu ili pročitajte ostale teme u često postavljanjaim pitanja o upitnicima preuzimatelja.