Pour un questionnaire VSME, vous avez généralement besoin de trois types de documents : des données sur votre consommation énergétique et vos émissions, vos données de base en tant qu'entreprise (extrait du registre du commerce, nombre de salariés, chiffre d'affaires) et éventuellement une politique existante en matière de durabilité ou de personnel. VSME signifie Voluntary SME Standard, une norme de reporting volontaire pour les petites entreprises développée parallèlement au reporting de durabilité plus important pour les entreprises cotées en bourse. Les clients utilisent le questionnaire VSME pour pouvoir montrer dans leur propre reporting ce qui se passe dans leur chaîne d'approvisionnement, sans que vous ayez besoin de rédiger vous-même un rapport de durabilité complet.
Le détail qui cause le plus de retards chez VSME n'est pas la politique mais les chiffres. Les données énergétiques et d'émissions ne proviennent pas d'un seul document mais doivent être compilées à partir de factures, de relevés de compteurs et parfois de données d'une société de leasing ou d'un transporteur. Celui qui ne conserve pas ces données de manière structurelle se retrouve à chercher dans sa boîte mail ou auprès du fournisseur d'énergie à chaque nouveau questionnaire.
Quels documents reviennent le plus souvent
La base d'un questionnaire VSME se compose généralement d'un extrait du registre du commerce, une indication du nombre de salariés (souvent en équivalent temps plein), le chiffre d'affaires annuel et une brève description des activités de l'entreprise. Ce sont des données que vous utilisez également pour d'autres questionnaires et qui changent peu. En outre, il est demandé des informations sur la consommation énergétique, généralement divisée en électricité, gaz et carburant pour les véhicules. Ces données sont souvent associées aux termes scope 1 et scope 2, où le scope 1 concerne les émissions directes provenant de sources propres, comme un véhicule professionnel, et le scope 2 les émissions liées à l'énergie achetée, comme l'électricité. Ce qui rentre exactement dans le scope 3 et si c'est pertinent pour votre entreprise varie selon le questionnaire et selon le client ; le texte officiel de la norme concernée en donne la définition.
De plus, de nombreux questionnaires VSME demandent des informations sur la politique : avez-vous un code de conduite, existe-t-il une politique contre la discrimination, existe-t-il un système de dénonciation. Pour une petite entreprise, la réponse à de telles questions est souvent simplement qu'il n'existe pas de document formel, ce qui peut aussi être une réponse. Un questionnaire n'impose pas que vous élaboriez une politique qui n'existe pas encore ; il inventorie ce qui existe.
Pourquoi les données énergétiques demandent le plus de travail
Un extrait du registre du commerce se télécharge en quelques minutes et reste valide pendant des mois. Les données énergétiques et de carburant fonctionnent différemment : elles sont saisonnières, elles changent chaque année et elles sont dispersées sur plusieurs factures. Une entreprise ayant sa propre flotte de véhicules, par exemple, doit faire face à des reçus de carburant, un contrat de leasing et parfois une facturation séparée de badge de recharge. Celui qui ne rassemble ces données que lorsque le questionnaire arrive perd le plus de temps à cela, plus qu'à remplir le questionnaire lui-même.
Il est utile de rassembler ces données une fois par an, à un moment fixe, indépendamment du questionnaire qui se présente à ce moment-là. De cette façon, vous disposez toujours d'un chiffre annuel à jour, au lieu de devoir relancer le fournisseur d'énergie à chaque nouvelle demande. comment VSME se rapporte aux autres questionnaires donne un aperçu des données qui reviennent plus souvent et de celles qui ne concernent que cette norme spécifique.
Ce que vous n'êtes pas obligé de fournir en standard
Un questionnaire VSME ne demande pratiquement jamais un rapport entièrement certifié ou un audit externe ; cela ne correspond d'ailleurs pas au caractère volontaire de la norme. Les détails financiers internes qui n'ont pas de lien direct avec la durabilité ou les salariés ne figurent généralement pas non plus dans ce type de liste. Si vous doutez qu'une question spécifique convient à la VSME, il est recommandé de la vérifier par rapport à la description officielle de la norme ou de poser la question directement au client qui a établi la liste.
Actualité et réutilisabilité
Comme les données énergétiques changent chaque année et que les données d'entreprise telles que le nombre de salariés peuvent également varier, il est utile de noter une date limite de validité pour chaque document : quand ce chiffre doit-il être revérifié. Cela évite que vous ne soumettiez une déclaration lors du prochain questionnaire qui n'est plus correcte entre-temps. en quelques questions voir quels questionnaires sont pertinents pour votre entreprise donne une première indication si la VSME est susceptible de réapparaître dans votre situation, et à quelle fréquence.
D'où proviennent ces données et comment elles sont compilées en une seule réponse est expliqué sur la page sur la façon dont les réponses sont compilées. Ainsi, vous restez conscient du document source derrière chaque réponse, même si un client vous le demande plus tard.
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