Um questionário KYB, abreviação de Know Your Business, é a verificação que bancos e seguradoras realizam antes de abrir uma conta comercial, celebrar um seguro ou prosseguir com um relacionamento existente. Querem saber quem está por trás de sua empresa, o que a empresa faz, e se há sinais que justifiquem atenção adicional. Os documentos solicitados neste contexto são em grande parte recorrentes em cada banco ou seguradora, embora o rigor da avaliação varie conforme a instituição.
O núcleo geralmente consiste em cinco componentes: um extrato atualizado da Câmara de Comércio, a declaração de UBO com os documentos de identidade correspondentes dos beneficiários finais, os estatutos da empresa, informações sobre a estrutura de acionistas, e uma declaração sobre a natureza das atividades comerciais. Junto a uma seguradora, há frequentemente também uma declaração de faturamento ou setor, porque isso afeta a avaliação de risco. Nenhum destes documentos precisa ser elaborado especialmente para o banco; trata-se de documentos que praticamente qualquer empresa já tem guardados em algum lugar.
Por que o registro de UBO nem sempre é suficiente
Muitos empresários pensam que um registro no registro de UBO é prova suficiente. Esse registro mostra quem foi registrado como beneficiário final, mas um banco ou seguradora não pode, na prática, confiar cegamente nele. Portanto, frequentemente solicitam adicionalmente um documento de identidade válido de cada UBO, e às vezes um esquema da estrutura de acionistas se passar por múltiplas entidades. Este é o detalhe que mais frequentemente causa atrasos numa verificação KYB: não a apresentação da própria declaração de UBO, mas a obtenção completa e atual dos documentos de identidade subjacentes de todos aqueles listados nessa declaração.
O que os conceitos UBO e KYB significam exatamente e como se relacionam um com o outro, encontra-se descrito mais extensamente em banco de conhecimentos com explicação por tema.
A validade é o segundo ponto de atenção
Um extrato da Câmara de Comércio é aceito pela maioria dos bancos apenas se não tiver mais de alguns meses; um documento de identidade expirado de um UBO é rejeitado de qualquer forma. Como uma verificação KYB não é única, mas repetida periodicamente em muitas instituições, o problema prático frequentemente não é encontrar os documentos, mas controlar quais já expiraram no momento em que a próxima verificação chegar. Isto aplica-se não apenas aos documentos da Câmara de Comércio e de identidade, mas também a qualquer declaração sobre atividades comerciais que possam ficar desatualizadas com o tempo.
O que você não precisa fornecer como padrão
Um questionário KYB diz respeito à identidade e à estrutura de sua empresa, não à sua operação em sentido amplo. Dados que não têm relação com propriedade, controle ou a natureza de suas atividades não pertencem em princípio ali. Se tem dúvidas se um documento solicitado pertence razoavelmente a uma verificação KYB, esse é um assunto para esclarecer com a própria instituição ou para que um jurista avalie; não é possível fazer uma estimativa geral sobre isso aqui.
Uma vez reunidos, necessários uma e outra vez
O desagradável de uma verificação KYB não é a primeira vez, mas a repetição. O mesmo banco solicita depois de um tempo um extrato atualizado novamente, e um segundo banco ou seguradora solicita praticamente os mesmos documentos numa ordem ligeiramente diferente. Um dossier em que os documentos e suas datas de validade estejam claramente organizados economiza principalmente tempo, não conteúdo. Como tal dossier é estruturado e de onde vêm as informações está explicado em a página sobre como supplia.eu funciona.
Se deseja saber se sua empresa em breve enfrentará um questionário KYB e quais documentos são tipicamente solicitados, então a verificação gratuita em algumas perguntas uma primeira indicação. Para perguntas sobre como seus dados são tratados, você pode consultar a página sobre proteção de seus dados.