Un questionnaire KYB, abréviation de Know Your Business, est le contrôle que les banques et assureurs effectuent avant d'ouvrir un compte professionnel, de conclure une assurance ou de poursuivre une relation existante. Ils veulent savoir qui se cache derrière votre entreprise, ce que fait l'entreprise, et s'il existe des signaux qui nécessitent une attention particulière. Les documents demandés à cet égard se retrouvent en grande partie chez chaque banque ou assureur, bien que la rigueur d'évaluation varie selon l'établissement.
Le noyau se compose généralement de cinq éléments : un extrait actuel du registre du commerce et des sociétés, la déclaration UBO avec les documents d'identité correspondants des bénéficiaires effectifs, les statuts de l'entreprise, un aperçu de la structure actionnariale, et une déclaration sur la nature des activités commerciales. Chez un assureur, s'y ajoute souvent une déclaration du chiffre d'affaires ou du secteur, car cela influence l'évaluation des risques. Vous n'avez besoin de faire préparer spécialement aucun de ces documents pour la banque ; il s'agit de documents que pratiquement toute entreprise possède déjà quelque part.
Pourquoi le registre UBO ne suffit pas toujours
De nombreux entrepreneurs pensent qu'une inscription au registre UBO constitue une preuve suffisante. Ce registre indique qui a été déclaré comme bénéficiaire effectif, mais une banque ou un assureur ne peut pas se fier aveuglément à cela en pratique. C'est pourquoi ils demandent souvent en outre une pièce d'identité valide pour chaque UBO, et parfois un organigramme de la structure actionnariale si celle-ci s'étend sur plusieurs sociétés. C'est le détail qui cause le plus souvent des retards lors d'un contrôle KYB : non pas la fourniture de la déclaration UBO elle-même, mais l'obtention complète et actuelle des documents d'identité sous-jacents de chacun figurant dans cette déclaration.
Vous trouverez une explication plus détaillée sur ce que signifient exactement les termes UBO et KYB et comment ils se rapportent l'un à l'autre dans la base de connaissances avec des explications par sujet.
La validité est le deuxième point d'attention
Un extrait du registre du commerce et des sociétés n'est accepté par la plupart des banques que s'il ne date pas de plusieurs mois ; une pièce d'identité expirée d'un UBO est de toute façon refusée. Comme un contrôle KYB n'est pas ponctuel mais est périodiquement répété chez de nombreux établissements, le problème pratique n'est souvent pas de trouver les documents, mais de suivre lesquels ont déjà expiré au moment où le prochain contrôle arrive. Cela s'applique non seulement aux documents du registre du commerce et des sociétés et d'identité, mais aussi à toute déclaration sur les activités commerciales qui peut devenir obsolète avec le temps.
Ce que vous n'êtes pas obligé de fournir en standard
Un questionnaire KYB porte sur l'identité et la structure de votre entreprise, non sur votre gestion d'entreprise en général. Les données qui n'ont rien à voir avec la propriété, le contrôle ou la nature de vos activités n'y ont en principe pas leur place. Si vous doutez qu'un document demandé relève raisonnablement d'un contrôle KYB, c'est quelque chose à clarifier auprès de l'établissement lui-même ou à faire évaluer par un juriste ; une estimation générale n'en peut être donnée ici.
Une fois rassemblés, à nouveau nécessaires à chaque fois
Le désagrément d'un contrôle KYB n'est pas la première fois, mais la répétition. La même banque demande après un certain temps un nouvel extrait actuel, et une deuxième banque ou assureur demande pratiquement les mêmes documents dans un ordre légèrement différent. Un dossier dans lequel les documents et leur date de validité sont clairement énumérés vous permet de gagner surtout du temps, non du contenu. La structure d'un tel dossier et d'où proviennent les informations est expliquée sur la page sur le fonctionnement de supplia.eu.
Si vous voulez savoir si votre entreprise va bientôt recevoir un questionnaire KYB et quels documents sont généralement demandés à cet égard, veuillez consulter le contrôle gratuit en quelques questions une première indication. Pour les questions sur le traitement de vos données à cet égard, vous pouvez consulter la page sur la sécurité de vos données.