KYB-въпросник, съкратено от Know Your Business, е проверката, която банките и застраховалите провеждат преди да отворят търговска сметка, да сключат застраховка или да продължат съществуваща връзка. Искат да знаят кой стои зад вашето предприятие, какво прави предприятието, и дали има сигнали, които изискват допълнително внимание. Документите, които се поискват при това, се повтарят до голяма степен при всяка банка или застраховател, въпреки че разликата в строгостта на проверката варира в зависимост от учреждението.
Ядрото обикновено се състои от пет части: актуално извлечение от Търговския регистър, UBO-декларацията с придружаващите документи за самоличност на крайните бенефициенти, устава на предприятието, представяне на структурата на акционерите и декларация относно характера на дейностите на предприятието. При застраховател често се добавя декларация за оборота или сектора, тъй като това влияе на оценката на риска. Нито един от тези документи не трябва да подготвите специално за банката; става дума за документи, които почти всяко предприятие вече има някъде.
Защо регистърът на UBO не е винаги достатъчен
Много предприемачи смятат, че вписването в регистъра на UBO е достатъчно доказателство. Този регистър показва кой е декларирана крайния бенефициент, но банка или застраховател не могат на практика да разчитат сляпо на него. Затова те често поискват допълнително валиден документ за самоличност на всеки UBO и понякога схема на структурата на акционерите, ако тя преминава през няколко юридически лица. Това е деталът, който най-често причинява забавяне при KYB-проверка: не самото предоставяне на UBO-декларацията, а получаването на пълни и актуални документи за самоличност на всеки, който фигурира в тази декларация.
Какво точно означават термините UBO и KYB и как се отнасят един към друг, можете да прочетете по-подробно в базата от знания с обяснение по тема.
Валидността е второто внимание
KvK-извлечението се приема от повечето банки само ако не е по-старо от няколко месеца; изтекъл документ за самоличност на UBO се отхвърля във всеки случай. Тъй като KYB-проверката не е еднократна, а в много учреждения се повтаря периодично, практическият проблем често не е намирането на документите, а проследяването кои от тях са вече изтекли, когато дойде следващата проверка. Това важи не само за KvK- и документите за самоличност, но и за всички декларации за дейностите на предприятието, които могат да станат остарели с течение на времето.
Какво обикновено не трябва да доставите
KYB-въпросник се отнася до самоличността и структурата на вашето предприятие, не до вашата бизнес дейност в по-широк смисъл. Данни, които нямат никакво отношение към собственост, контрол или характера на вашите дейности, не трябва в принцип да бъдат там. Ако сомневаетесь дали поискан документ разумно е част от KYB-проверка, това е нещо, което трябва да попитате самото учреждение или да оцените чрез юрист; обща преценка за това не може да бъде дадена тук.
Събрани веднъж, необходими многократно
Неприятното в KYB-проверката не е първи път, а повторението. Същата банка след време отново иска актуално извлечение, а втора банка или застраховател иска почти същите документи в малко различен ред. Досие, в което документите и техните дати на валидност са ясно изложени, спестява преди всичко време, не съдържание. Как е построено такова досие и откъде идват информацията, е обяснено в страницата за как работи supplia.eu.
Ако искате да знаете дали вашата компания скоро ще се сблъска с KYB-въпросник и какви документи обикновено се поискват при него, то безплатната проверка в няколко въпроса — първа индикация. За въпроси относно начина, по който вашите данни се обработват, можете да се обърнете към страницата относно защитата на вашите данни.