Ein KYB-Fragebogen, kurz für Know Your Business, ist die Überprüfung, die Banken und Versicherer durchführen, bevor sie ein Geschäftskonto eröffnen, eine Versicherung abschließen oder eine bestehende Geschäftsbeziehung fortsetzen. Sie möchten wissen, wer hinter Ihrem Unternehmen steht, was das Unternehmen tut, und ob es Signale gibt, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Die Dokumente, die dabei angefordert werden, sind bei jeder Bank oder Versicherung weitgehend gleich, obwohl es pro Institution unterschiedlich streng gehandhabt wird.
Der Kern besteht normalerweise aus fünf Teilen: ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister, die UBO-Meldung mit den entsprechenden Identitätsdokumenten der wirtschaftlich Berechtigten, die Satzung des Unternehmens, Einsicht in die Beteiligungsstruktur und eine Erklärung über Art und Umfang der Geschäftstätigkeit. Bei einer Versicherung kommt oft eine Angabe des Umsatzes oder der Branche hinzu, da dies die Risikobewertung beeinflusst. Keines dieser Dokumente muss extra für die Bank erstellt werden; es geht um Unterlagen, die praktisch jedes Unternehmen irgendwo bereits vorliegen hat.
Warum das UBO-Register nicht immer ausreicht
Viele Unternehmer denken, dass ein Eintrag im UBO-Register ein ausreichender Nachweis ist. Dieses Register zeigt, wer als wirtschaftlich Berechtigter gemeldet wurde, aber eine Bank oder Versicherung darf sich in der Praxis nicht blind darauf verlassen. Sie fordern daher oft zusätzlich einen gültigen Personalausweis von jedem UBO und manchmal eine Übersicht der Beteiligungsstruktur, wenn diese über mehrere Gesellschaften läuft. Dies ist das Detail, das bei einer KYB-Kontrolle am häufigsten zu Verzögerungen führt: nicht die Einreichung der UBO-Meldung selbst, sondern das vollständige und aktuelle Beschaffen der zugrunde liegenden Identitätsdokumente von jedem, der auf dieser Meldung aufgeführt ist.
Was die Begriffe UBO und KYB genau bedeuten und wie sie sich zueinander verhalten, können Sie ausführlicher nachlesen in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen zu jedem Thema.
Gültigkeit ist der zweite Schwerpunkt
Ein Handelsregisterauszug wird von den meisten Banken nur akzeptiert, wenn er nicht älter als einige Monate ist; ein abgelaufener Personalausweis eines UBO wird in jedem Fall abgelehnt. Da eine KYB-Kontrolle nicht einmalig, sondern bei vielen Instituten regelmäßig wiederholt wird, ist das praktische Problem oft nicht das Auffinden der Dokumente, sondern die Überwachung, welche davon bis zum Zeitpunkt der nächsten Kontrolle wieder abgelaufen sind. Dies gilt nicht nur für die Handelsregister- und Identitätsdokumente, sondern auch für etwaige Erklärungen über die Geschäftstätigkeit, die mit der Zeit überholt werden können.
Was Sie normalerweise nicht bereitstellen müssen
Ein KYB-Fragebogen befasst sich mit der Identität und Struktur Ihres Unternehmens, nicht mit Ihrer Geschäftstätigkeit im weiteren Sinne. Daten, die nichts mit Eigentum, Kontrolle oder Art der Tätigkeit zu tun haben, gehören dort grundsätzlich nicht hin. Falls Sie unsicher sind, ob ein gefordertes Dokument vernünftigerweise in eine KYB-Kontrolle gehört, ist das etwas, das Sie bei dem Institut selbst nachfragen oder von einem Rechtsanwalt prüfen lassen sollten; eine allgemeine Einschätzung dazu kann hier nicht gegeben werden.
Einmal gesammelt, immer wieder benötigt
Das Ärgerliche an einer KYB-Kontrolle ist nicht das erste Mal, sondern die Wiederholung. Dieselbe Bank fragt nach einiger Zeit erneut um einen aktuellen Auszug, und eine zweite Bank oder Versicherung verlangt fast dieselben Unterlagen in einer etwas anderen Reihenfolge. Ein Dossier, in dem die Dokumente und ihr Gültigkeitsdatum übersichtlich aufgeführt sind, spart dann vor allem Zeit, nicht Inhalt. Wie ein solches Dossier strukturiert ist und woher die Informationen stammen, wird erläutert auf der Seite darüber, wie supplia.eu funktioniert.
Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Unternehmen bald mit einem KYB-Fragebogen konfrontiert wird, und welche Dokumente dabei typischerweise verlangt werden, dann finden Sie hier die kostenlose Überprüfung in ein paar Fragen eine erste Indikation. Bei Fragen dazu, wie Ihre Daten dabei behandelt werden, können Sie auf der Seite zum Schutz Ihrer Daten.