KYB-upitnik, kratica za Know Your Business, je provjera koju banke i osiguravatelji provode prije nego što otabore poslovni račun, zaključe osiguranje ili nastave s postojećim odnosom. Žele znati tko stoji iza vaše poslovnice, što poslovna jednica radi te postoje li signali koji traže dodatnu pažnju. Dokumenti koji se traže u tom procesu uglavnom se ponavljaju kod svake banke ili osiguravatelja, ali razlikuje se po instituciji kako strogo se ocjenjuju.
Jezgru obično čini pet dijelova: trenutni izvod iz Trgovačke komore, UBO-prijava s identifikacijskim dokumentima konačnih stvarnih vlasnika, statuti poslovnice, pregled vlasničke strukture, te izjava o vrsti poslovne djelatnosti. Kod osiguravatelja se često dodaje podatak o prihodima ili sektoru jer to utječe na procjenu rizika. Nijedan od tih dokumenata ne trebate posebno pripremiti za banku; radi se o dokumentima koje gotovo svaka poslovna jednica već ima negdje dostupnu.
Zašto registar UBO nije uvijek dovoljan
Mnogi poduzetnici misle da je upis u registar UBO dovoljan dokaz. Taj registar pokazuje tko je prijavljen kao konačni stvarni vlasnik, ali banka ili osiguravatelj u praksi se ne mogu slijepo osloniti na to. Zato često dodatno traže validan identifikacijski dokument svakog UBO-a te ponekad shemu vlasničke strukture ako ona prolazi kroz više trgovačkih društava. To je detalj koji tijekom KYB-provjere najčešće uzrokuje kašnjenja: nije prosljeđivanje same UBO-prijave već osiguravanje da su potpuni i važeći identifikacijski dokumenti svih osoba navedenih u toj prijavi.
Što pojmovi UBO i KYB točno znače i kako se međusobno odnose, detaljnije možete pročitati u bazi znanja s objašnjenjima po temama.
Valjanost je druga točka pažnje
Izvod iz Trgovačke komore većina banaka prihvaća samo ako nije stariji od nekoliko mjeseci; istekao identifikacijski dokument UBO-a svakako se odbija. Budući da KYB-provjera nije jednokratna već se kod mnogih institucija periodički ponavlja, praktični problem često nije pronalaženje dokumenata već praćenje kojih su od njih istekli do vremena kad dođe do sljedeće provjere. To se odnosi ne samo na izvode iz Trgovačke komore i identifikacijske dokumente već i na eventualne izjave o poslovnoj djelatnosti koje s vremenom mogu zastarjeti.
Što standardno ne trebate dostaviti
KYB-upitnik se odnosi na identitet i strukturu vaše poslovnice, a ne na vašu poslovnu djelatnost u širem smislu. Podaci koji nemaju nikakve veze s vlasništvom, nadzor ili vrstom vaših aktivnosti u principu tamo ne bi trebali biti. Ako sumnjate je li traženi dokument razumno dio KYB-provjere, to je nešto što trebate pitati samu instituciju ili neka licencirani odvjetnik da procijeni; generalnu procjenu tog pitanja nije moguće dati ovdje.
Jednom prikupljeni, svaki put iznova potrebni
Teško je što je KYB-provjera prvi put, već ponavljanja. Ista banka nakon vremena ponovno traži aktualni izvod, a druga banka ili osiguravatelj traži gotovo iste dokumente u malo drugačijem redoslijedu. Dosje u kojem su dokumenti i njihovi datumi valjanosti jasno prikazani štedi tempo, nije sadržaj. Kako je takav dosje izgrađen i odakle dolaze informacije detaljno je objašnjeno na stranica o tome kako supplia.eu funkcionira.
Želite li znati dolazi li vašoj poslovnici ubrzo KYB-upitnik i koji se dokumenti pri tome tipično traže, odgovara besplatna provjera u nekoliko pitanja daje prvu indikaciju. Za pitanja o tome kako se vaši podaci pri tome obrađuju, možete se obratiti na stranicu o zaštiti vaših podataka.