Un questionario KYB, abbreviazione di Know Your Business, è il controllo che banche e assicurazioni effettuano prima di aprire un conto aziendale, stipulare un'assicurazione o proseguire una relazione esistente. Vogliono sapere chi c'è dietro la vostra azienda, cosa fa l'azienda e se ci sono segnali che richiedono attenzione particolare. I documenti richiesti a questo proposito si ripetono in gran parte presso ogni banca o assicurazione, anche se il modo in cui vengono valutati varia da istituto a istituto.
Il nucleo consiste solitamente in cinque elementi: un estratto aggiornato dalla Camera di Commercio, la dichiarazione di UBO con i documenti di identità corrispondenti dei beneficiari finali, lo statuto dell'azienda, una panoramica della struttura azionaria e una dichiarazione sulla natura delle attività commerciali. Per un'assicurazione si aggiunge spesso una dichiarazione del fatturato o del settore, poiché questo influisce sulla valutazione del rischio. Nessuno di questi documenti deve essere redatto appositamente per la banca; si tratta di documenti che praticamente ogni azienda ha già da qualche parte.
Perché il registro UBO non sempre è sufficiente
Molti imprenditori credono che un'iscrizione nel registro UBO sia prova sufficiente. Tale registro mostra chi è stato dichiarato come beneficiario finale, ma in pratica una banca o un'assicurazione non può fare affidamento su questo ciecamente. Pertanto spesso richiedono inoltre un documento di identità valido per ogni UBO e a volte uno schema della struttura azionaria se questa passa attraverso più società. Questo è il dettaglio che più frequentemente causa ritardi in un controllo KYB: non la presentazione stessa della dichiarazione di UBO, ma l'ottenimento completo e aggiornato dei documenti di identità sottostanti di tutti coloro che figurano in tale dichiarazione.
Cosa significano esattamente i termini UBO e KYB e come si relazionano tra loro, potete leggere in modo più dettagliato in nella knowledge base con spiegazioni per argomento.
La validità è il secondo punto di attenzione
Un estratto KvK è accettato dalla maggior parte delle banche solo se non più vecchio di alcuni mesi; un documento di identità scaduto di un UBO viene comunque rifiutato. Poiché un controllo KYB non è una tantum, ma è ripetuto periodicamente presso molte istituzioni, il problema pratico spesso non è trovare i documenti, ma tenere traccia di quali siano scaduti al momento del prossimo controllo. Questo vale non solo per i documenti KvK e di identità, ma anche per eventuali dichiarazioni sulle attività commerciali che possono diventare obsolete nel tempo.
Cosa non dovete necessariamente fornire
Un questionario KYB riguarda l'identità e la struttura della vostra azienda, non la vostra gestione aziendale in senso lato. I dati che non hanno nulla a che fare con la proprietà, il controllo o la natura delle vostre attività in linea di principio non vi appartengono. Se siete incerti sul fatto che un documento richiesto rientri ragionevolmente in un controllo KYB, è qualcosa da chiarire con l'istituzione stessa o da far valutare da un giurista; qui non è possibile fornire una valutazione generale in merito.
Una volta raccolti, necessari ancora e ancora
Lo spiacevole di un controllo KYB non è la prima volta, ma la ripetizione. La stessa banca dopo un certo tempo richiede di nuovo un estratto aggiornato, e una seconda banca o assicurazione richiede praticamente gli stessi documenti in un ordine leggermente diverso. Un dossier in cui i documenti e la loro data di validità sono chiaramente visualizzati consente di risparmiare soprattutto tempo, non contenuti. Come è strutturato tale dossier e da dove provengono le informazioni, è illustrato in la pagina su come funziona supplia.eu.
Se desiderate sapere se la vostra azienda avrà presto a che fare con un questionario KYB e quali documenti sono tipicamente richiesti in tale contesto, potete trovare il controllo gratuito in poche domande una prima indicazione. Per domande su come vengono trattati i vostri dati al riguardo, potete rivolgervi a la pagina sulla protezione dei vostri dati.