A VSME kérdőívhez általában három típusú dokumentumra van szüksége: adatok az energiafogyasztásról és a kibocsátásról, az Ön cégjének alapadatai (KvK-kivonat, alkalmazottak száma, bevétel) és szükség esetén meglévő fenntarthatósággal vagy személyzeti kérdésekkel kapcsolatos irányelvek. A VSME a Voluntary SME Standard rövidítése, amely egy önkéntes beszámolási szabvány a kisebb vállalkozások számára, amelyet a nagyvállalatok számára készült nagyobb fenntarthatósági beszámolás mellett dolgoztak ki. Az afnemek a VSME kérdőívet arra használják, hogy saját beszámolásukban megmutathassák, mi történik az ellátási láncukban, anélkül, hogy Önnek egy teljes fenntarthatósági jelentést kellene összeállítania.
A VSME-nél a leginkább késedelmet okozó részlet nem az irányelvek, hanem a számok. Az energia- és emissziós adatok nem egyetlen dokumentumból származnak, hanem számlákból, mérőállásokból és néha egy lízingcég vagy szállítási vállalat adataiból kell összeállítani azokat. Aki ezeket az adatokat nem szisztematikusan vezeti, minden új kérdőívnél újra a postafiókban vagy az energiaszolgáltatónál keres.
Mely dokumentumok térnek vissza leggyakrabban
A VSME kérdőív alapja általában egy KvK-kivonatból, a dolgozottak számára vonatkozó megjelölésből (gyakran fte-ben), az éves bevételből és a üzleti tevékenységek rövid leírásából áll. Ezek azok az adatok, amelyeket más kérdőívekhez is használ, és amelyek kevéssé változnak. Ezenkívül az energiafogyasztásra kérdeznek, általában elektromosság, gáz és járművek üzemanyaga alapján felosztva. Ezeket az adatokat gyakran az 1. és 2. scope kifejezésekhez kötik, ahol az 1. scope a saját forrásokból származó közvetlen kibocsátást jelenti, például egy vállalati autót, a 2. scope pedig az ingekolt energiához kapcsolódó kibocsátást, például az elektromosságot. Az, hogy pontosan mit jelent a 3. scope és az Ön vállalata számára releváns-e, a kérdőívtől és az afnemertől függően eltér; az adott szabvány hivatalos szövege adja meg ennek a meghatározását.
Továbbá sok VSME lista az irányelveket kérdezi: van-e magatartási kódexe, van-e diszkriminációellenes irányelvek, van-e bejelentői szabályozás. Egy kis vállalat számára az ilyen kérdésekre gyakran egyszerűen az a válasz, hogy nincs formális dokumentum, és ez is lehet egy válasz. A kérdőív nem követeli meg, hogy olyan irányelveket állítson össze, amelyek még nem léteznek; csak azt vizsgálja, hogy mi van.
Miért igényelnek az energiaadatok a legtöbb munkát
Egy KvK-kivonatot pár perc alatt le lehet tölteni és több hónapig érvényes marad. Az energia- és üzemanyagadatok másként működnek: szezonálisak, évente változnak, és több számla között szétszórva vannak. Például egy saját járműflottával rendelkező vállalat tankolási bizonylatok, egy lízingszerződés és néha egy külön töltésekártya elszámolás kezelésével foglalkozik. Aki ezeket az adatokat csak akkor gyűjti össze, amikor a kérdőív megérkezik, a legtöbb időt erre veszíti, többet, mint magára a kérdőív kitöltésére.
Segít, ha ezeket az adatokat évente egyszer gyűjti össze, egy rögzített időpontban, függetlenül attól, hogy akkor milyen kérdőív érkezik be. Így mindig egy aktuális éves adat áll rendelkezésre, ahelyett hogy minden egyes új kéréskor újra utána kellene járnia az energiaszolgáltatónak. hogyan viszonyul a VSME más kérdőívekhez áttekintést ad arról, hogy mely adatok térnek vissza gyakrabban, és mely csak erre a konkrét szabványra vonatkoznak.
Mit nem kell szabványosan benyújtania
A VSME kérdőív a gyakorlatban ritkán kér teljes körűen tanúsított jelentést vagy külső auditot; ez a szabvány önkéntes jellegéhez sem illeszkedik. Az olyan belső pénzügyi adatok sem tartoznak általában az ilyen típusú listákba, amelyek nem közvetlenül a fenntarthatósághoz vagy a munkavállalókhoz kapcsolódnak. Ha kétségei vannak azzal kapcsolatban, hogy egy konkrét kérdés illeszkedik-e a VSME-hez, akkor célszerű ezt a szabvány hivatalos meghatározásához igazítani, vagy a kérdést közvetlenül feltenni az abban a listában szereplő megrendelőnek.
Aktualitás és újrahasznosíthatóság
Mivel az energiaadatok évente változnak, és az üzemi adatok, például a munkavállalók száma is változhatnak, célszerű minden dokumentumhoz feljegyezni a végső felhasználhatósági dátumot: amikor ezt az adatot újra ellenőrizni kell. Ez megakadályozza, hogy a következő kérdőívnél olyan nyilatkozatot nyújtson be, amely időközben már nem pontos. néhány kérdésben megtudhatja, mely kérdőívek relevánsak a vállalkozása számára első jelzést ad arról, hogy a VSME valószínűleg visszatér-e az ön helyzetében, és milyen gyakran.
Ezen adatok forrása és az egy válasszá való összeállítási módja magyarázattal szerepel a az adatok összeállításáról szóló oldaloldalon. Így Ön számára látható marad, hogy mely forrásdokumentum alatt melyik válasz található, még akkor is, ha egy megrendelő később rá kérdez.
Szeretne egy általános képet kapni arról, hogy mi játszódik le a vállalkozásánál, mielőtt dokuentumok gyűjtésbe kezdene? Végezze el az ingyenes gyorstesztet, vagy olvassa el az egyéb témákat a megrendelőktől kapott kérdőívekről szóló gyakran ismételt kérdésekben.