A KYB-kérdőív, amely a Know Your Business rövidítése, az ellenőrzés, amelyet bankok és biztosítók végeznek egy üzleti számlanyitás, egy biztosítás megkötése vagy egy meglévő kapcsolat folytatása előtt. Szeretnék tudni, hogy ki áll az Ön vállalkozása mögött, mit csinál a vállalkozás, és vannak-e olyan jelek, amelyek további figyelmeztetést igényelnek. Az ezzel járó dokumentumok nagyobb része minden banknál vagy biztosítónál visszatér, bár az ellenőrzés szigorúsága intézménytől függően eltérő.
Az alapvető összetevőket általában öt rész képezi: a Kereskedelmi Nyilvántartás aktuális kivoната, az UBO-nyilatkozat az utolsó kedvezményezetteknek megfelelő személyazonossági dokumentumaival, a vállalkozás alapszabályai, az egy részvényes szerkezet felvilágosítása, valamint az üzleti tevékenység jellegéről szóló nyilatkozat. A biztosítónál gyakran a forgalom vagy a szektor megadása is előfordul, mivel ez befolyásolja a kockázatbecslést. Ezeknek az anyagoknak egyike sem szükséges, hogy a bank számára speciálisan elkészítse; olyan dokumentumokról van szó, amelyek szinte minden vállalkozásnál már valahol megvannak.
Miért nem mindig elegendő az UBO-nyilvántartás
Sok vállalkozó azt gondolja, hogy az UBO-nyilvántartásba való bejegyzés elegendő bizonyíték. Ez a nyilvántartás megmutatja, hogy ki lett az utolsó kedvezményezettként jelölve, de a gyakorlatban egy bank vagy biztosító nem hagyatkozhat erre vakon. Ezért gyakran további kérelmek után az utolsó kedvezményezett érvényes személyazonossági bizonyítványa, és néha a részvényes szerkezetének sémája, ha több vállalaton keresztül vezet. Ez az a detalj, amely egy KYB-ellenőrzésnél a leggyakrabban késedelmeztetést okoz: nem magának az UBO-nyilatkozatnak az benyújtása, hanem az alatta lévő személyazonossági dokumentumok teljes és aktuális megléte azok közül, akik az adott nyilatkozaton szerepelnek.
Mit jelentenek pontosan az UBO és KYB kifejezések, és hogyan viszonyulnak egymáshoz, részletesebben olvasható a az ismerettár tartalmaz magyarázatot témakörönként.
Az érvényesség a második figyelmet érdemlő pont
A KvK-kivonatot a legtöbb bank csak akkor fogadja el, ha nem régebbi néhány hónapnál; egy lejárt személyazonossági igazolványt egy UBO-nak a biztosító egyébként elutasít. Mivel a KYB-ellenőrzés nem egyszeri, hanem sok intézménynél rendszeres időközönként ismétlődik, a gyakorlati probléma gyakran nem a dokumentumok megtalálása, hanem annak nyomon követése, hogy melyik járt le a következő ellenőrzés idejére. Ez nemcsak a KvK- és személyazonossági dokumentumokra vonatkozik, hanem az olyan nyilatkozatokra is, amelyek az üzleti tevékenység jellegéről szólnak, és amelyek idővel elavulhatnak.
Mit nem kell szabványosan benyújtania
A KYB-kérdőív az Ön vállalkozásának személyazonossága és szerkezete szempontjából készül, nem az üzletvezetés szélesebb értelemben vett vonatkozásaiban. Az olyan adatok, amelyek semmit nem foglalnak magukban a tulajdonlásról, a szavazati joggal való rendelkezésről vagy az Ön tevékenységeinek jellegéről, alapvetően nem tartoznak oda. Ha kétségei vannak abban, hogy egy kérelmezett dokumentum indokoltabban egy KYB-ellenőrzéshez tartozik-e, akkor érdemes azt az intézménynél magánál felvetni, vagy egy jogász által értékeltetni; az ennek általános becslése itt nem adható meg.
Egyszer összegyűjtve, újra és újra szükséges
A KYB-ellenőrzés bosszúsága nem az első alkalom, hanem az ismétlés. Ugyanez a bank idővel egy aktuális kivonatért kér újra, és egy második bank vagy biztosító szinte ugyanezeket az anyagokat kér meg, csak egy kicsit más sorrendben. Egy olyan dossziében, amelyben a dokumentumok és ezek érvényességi dátuma áttekinthetően szerepel, főleg időt takarít meg, nem tartalmat. Az ilyen dosszi felépítése és az információ forrása részletesebben a a supplia.eu működésének magyarázatát tartalmazó oldalon.
Ha szeretné tudni, hogy vállalkozása hamarosan KYB-kérdőívvel fog-e foglalkozni, és milyen dokumentumok szoktak ezt kérni, akkor a az ingyenes ellenőrzés néhány kérdésben egy első jelzést adAz adatainak ebben az esetben történő kezelésével kapcsolatos kérdésekben a következő oldalon talál információt: az adatok védelméről szóló oldal.