Kada popunjavate KYB-upitnik svoje banke ili osiguravatelja, gotovo uvijek dođe do greške na istoj točki: podaci koje navedete ne poklapaju se točno s onime što je već registrirano u Privrednoj komori i u UBO-registru. Drugačiji način pisanja naziva poduzeća, istekao izvadak, ili ravnatelj koji je u međuvremenu zamijenjen ali se još uvijek navodi kao kontaktna osoba: to izgleda kao male stvari, ali u praksi stvaraju većinu kašnjenja.
KYB je kratica za Know Your Business: kontrolu koju banke i osiguravatelji moraju obaviti za poslovne klijente, između ostalog da bi utvrdili tko stoji iza poduzeća i odgovara li to onome što javni registri pokazuju. Ta kontrola se izvršava djelomično automatizirana: sustav banke uspoređuje ono što popunite s trenutnim stanjem u Privrednoj komori i UBO-registru. Čim dođe do razlike, zahtjev se preusmjerava djelatniku koji ga mora ručno provjeriti, a to traje vremenske.
Zašto mala odstupanja uzrokuju velika kašnjenja
KYB-kontrola je u osnovi usporedba između izvora. Banka ili osiguravatelj ne gleda samo ono što vi sami popunite, već to stavlja uz KvK-registar, UBO-registar i ponekad vlastiti popis sankcija i kontrola rizika. Dokle god se sve poklapa, zahtjev automatski ide dalje. Čim se nešto razlikuje, čak i nenamjerno, zahtjev se zaustavlja dok ga netko ručno ne provjeri. Za poduzetnika to često izgleda kao proizvoljnost, dok je to obično samo detalj koji više ne valja.
Greške koje najčešće nastaju
Najčešća greška je zastarjeli izvadak: upitnik traži KvK-izvadak, ali primjerak koji se učitava ima nekoliko mjeseci i nedostaje mu nedavna promjena članstva uprave. Zatim slijedi naziv poduzeća koji se piše malo drugačije nego u trgovačkom registru, primjerice s pravnom formom ili bez nje na kraju. Treća često javljajuća greška je UBO koji prema registru još uvijek postoji, dok je vlasništvo interno već promijenjeno ali još nije dostavljeno registru. Također se dogodi da kontaktna osoba koja popunjava upitnik nije ista kao dirigenski ovlašten upravitelj, pa banka traži dodatne dokumente kako bi potvrdila ovlast. Konačno, često nedostaje nedavna legitimacija UBO-a, dok ta često ima ograničenu valjanost.
Nijedan od ovih punkta nije složen sam po sebi. Problem je što postanu vidljivi tek nakon što je upitnik već prosljeđen, a onda morate vratiti se kako bi ispravljali nešto što ste s kratkom prethodnom provjerom mogli spriječiti.
Kako to izbjeći
Jezgra je jednostavna: usporedite prije nego što pošaljete. Nabavite aktualnu izvadak od Privredne komore, provjerite poklapa li se naziv poduzeća doslovno s onim što popunite, i pogledajte jesu li UBO-podaci i dalje u skladu sa stvarnom situacijom. Pazite i na rok valjanosti dokaza o identitetu; oni istječu i tada se više ne prihvaćaju. Tko ima te dokumente već prikupljene prije nego što upitnik stigneće, ne mora svaki put iznova tražiti posljednju verziju. U bazi znanja gdje je po temama istraženo što točno KYB-upitnik traži nalazi se popis dokumenata koji se obično traže i gdje dolaze.
Pomaže i da unaprijed znate koliko sličnih upitnika vaše poduzeće zapravo dobija i koji od njih koriste iste osnovne podatke. Sa nekoliko pitanja odmah vidite gdje se vaše poduzeće otprilike nalazi, bez da trebate priložiti bilo što ili se prijaviti na portal banke ili osiguravatelja.
Što ovo rješava, a što ne
Dobro vođeni dosje sprječava većinu kašnjenja, ali ne zamjenjuje vlastitu procjenu banke ili osiguravatelja. Oni sami određuju koji su im dokumenti potrebni i kada je zahtjev potpun; mi ne čitamo te popise pitanja i ne prijavljujemo se nigdje u vaše ime. Ako vam nešto ostane nejasno u vezi s onim što određena ustanova točno pita, služba za klijente te banke ili osiguravatelja je pravo mjesto gdje trebate to pitati. Za pitanja o vašoj vlastitoj situaciji, primjerice kada se promjena UBO-a formalno mora prijaviti, pravo mjesto za kontakt je pravnik ili Gospodarsko-obrtnička komora.
U često postavljanim pitanjima o tome što trebate i što ne trebate dijeliti s kupcem objašnjeno je koja se podataka obično traže i koji od njih ostaju opcionalni. A ako želite znati kako sastavaljamo informacije u bazu znanja i zašto je ona besplatno dostupna, to čitajte na stranici na kojoj se objašnjava odakle dolaze informacije.
Želite li brzo vidjeti kako stoji vaše poduzeće prije nego što stignu sljedeća KYB-pitanja? Besplatna brza analiza daje vam u nekoliko minuta prvi dojam, bez obveza.