wat moet ik doen als een antwoord in het dossier verouderd is

Een verouderd antwoord pas je aan bij de bron, niet in de vragenlijst

Als een antwoord in het ketendossier niet meer klopt, wijzig je het daar. Niet in het portaal van de klant, en niet alleen voor deze ene vragenlijst. Het dossier is de plek waar per onderwerp één actueel antwoord staat, met het bewijsstuk dat erbij hoort. Een voorbeeld: het aantal medewerkers is toegenomen sinds de laatste update, of het antwoord op hoeveel medewerkers de onderneming heeft verwijst nog naar een jaartal dat voorbij is. Zodra je dat aanpast in het dossier, krijgt elke lijst die daarna wordt ingevuld automatisch het bijgewerkte antwoord — ook bij klanten waar je het nog niet had ingediend.

Voor gegevens die uit het Handelsregister komen — zoals de statutaire naam, het registratienummer of het vestigingsadres — geldt iets extra's: die wijzig je eigenlijk eerst bij de Kamer van Koophandel, en pas daarna in het dossier. Anders loop je het risico dat het dossier iets anders zegt dan de officiële inschrijving, en dat is voor een klant die controleert een reden om door te vragen. Bij een antwoord dat leunt op een certificaat met een vervaldatum, zoals ISO 9001-certificering, is de check simpel: staat de datum op het certificaat nog binnen de geldigheidstermijn? Zo niet, dan is het antwoord verouderd, ook als er verder niets veranderd is aan de praktijk.

Waarom dit in het dossier zit en niet in het portaal

Dit platform vult in vanuit één ketendossier en dient nooit rechtstreeks in bij een portaal van een derde. Dat betekent dat een correctie altijd op dossierniveau gebeurt: jij past het antwoord aan, bevestigt het opnieuw met ja of nee, en pas daarna gaat het naar de klant die de lijst heeft uitgestuurd. Er is geen aparte "correctieprocedure" bij een specifieke vragenlijst nodig — het systeem herkent bij de volgende lijst gewoon het bijgewerkte antwoord uit het dossier.