in de vragenlijst wordt gevraagd naar de ubo waar staat dat antwoord in mijn dossier

UBO-gegevens komen uit het Handelsregisterdossier, niet uit het UBO-register

Het antwoord staat in het ketendossier, onder de UBO-structuur die eerder is vastgelegd bij de eerste vragenlijst waarin dit voorkwam. Daar staan de namen van de uiteindelijk belanghebbenden, hun percentage van eigendom of stemrecht, en de aard van het belang. Het systeem herkent de UBO-vraag in de nieuwe lijst en stelt hetzelfde antwoord voor; jij bevestigt met ja of nee en dient zelf in.

Let op het verschil met het officiële UBO-register bij de Kamer van Koophandel: dat is de wettelijke registratie op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, met eigen actualiseringsplicht. Het ketendossier is daar geen vervanging van, maar een kopie van de laatst bevestigde gegevens voor gebruik in klantvragenlijsten. Klopt de structuur niet meer — een aandeel verkocht, een nieuwe bestuurder — dan werk je dat eerst bij in het dossier via de UBO-structuur van de onderneming, zodat de nieuwe vragenlijst het juiste antwoord krijgt in plaats van het oude. Vraagt de klant er specifiek naar of iemand in de structuur een politiek prominente functie heeft, dan is dat een apart antwoord, terug te vinden bij de PEP-status van bestuurders en belanghebbenden.

Grondslag: Handelsregisterwet naast het cliëntenonderzoek van de Wwft

De gegevens die aan een onderneming zijn gekoppeld — inclusief bestuurders en zeggenschapsstructuur — volgen uit de registratieplicht van de Handelsregisterwet 2007. De vraag naar de UBO zelf komt bij de klant meestal niet uit die wet, maar uit zijn eigen verplichting tot cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: banken en soms ook grotere handelspartners moeten weten wie er achter hun wederpartij schuilgaat. Vandaar dat vrijwel elke bank dezelfde soort vraag stelt, ook al ziet het portaal er telkens anders uit — zie ook waarom bank- en verzekeraarsvragen ondanks het onderwerp toch verschillen.