hoe zorg ik dat het ketendossier actuele informatie bevat

Actualiteit is per brongegeven anders geregeld

Het ketendossier blijft actueel als elk antwoord een eigen vervaldatum heeft, in plaats van één algemene "laatst bijgewerkt"-datum voor het hele dossier. Gegevens uit het handelsregister — de statutaire naam, het registratienummer en het vestigingsadres — wijzigen zelden, dus die controleer je bij een KVK-mutatie. Cijfers zoals medewerkersaantal en jaaromzet horen bij een boekjaar en verschuiven dus jaarlijks. Een ISO 27001-certificaat heeft een geldigheidstermijn die op het certificaat zelf staat; de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn kennen geen vaste vervaldatum, maar worden in de praktijk periodiek getoetst omdat dreigingen en systemen veranderen.

Voor VSME-indicatoren geldt vaak een rapportagejaar: het antwoord dat je nu invult, hoort bij het laatst afgesloten jaar en wordt na de jaarafsluiting vervangen. Zolang je per antwoord het bewijsstuk en de datum ervan bewaart, kun je bij elke nieuwe vragenlijst in één oogopslag zien welk antwoord verlopen is en welk antwoord nog geldig is — zonder dat je alles opnieuw moet uitzoeken. Dat voorkomt ook dat je een oud certificaat of een omzetcijfer van twee jaar geleden per ongeluk opnieuw doorstuurt.

Waar de brondata en de rapportagecycli vandaan komen

Deze indeling volgt de aard van de bron: de Handelsregisterwet 2007 verplicht ondernemingen wijzigingen in de basisgegevens te melden, wat die gegevens relatief stabiel maakt tussen mutaties. De EFRAG VSME-standaard werkt met een basismodule die is opgezet voor jaarlijkse rapportage, in lijn met de rapportagecyclus onder Richtlijn (EU) 2022/2464. ISO/IEC 27001 kent certificering met een geldigheidsperiode die per certificaat is vastgelegd in Annex A. Artikel 21 lid 2 van Richtlijn (EU) 2022/2555 noemt de tien maatregelen zelf, maar schrijft geen vaste hertoetsingstermijn voor — de update-frequentie is dus een kwestie van redelijke actualiteit, niet van een wettelijke deadline.