kako osiguravate da datoteka lanca sadrži ažurirane informacije

Aktualnost se drugačije uređuje po izvornom podatku

Lančani dosje ostaje ažuran ako svaki odgovor ima svoj rok isteka, umjesto jedne opće "zadnja ažuriranja"-datuma za cijeli dosje. Podaci iz trgovačkog registra — zakonsko ime, registarski broj i adresu poslovanja — rijetko se mijenjaju, pa ih provjeravaš pri promjeni u trgovačkom registru. Brojke kao što su broj zaposlenih i godišnji prihod pripadaju poslovnoj godini i stoga se godišnje pomiču. ISO 27001 certifikat ima rok valjanosti koji je naveden na samom certifikatu; deset mjera iz članka 21. stavka 2. Direktive NIS2 nemaju fiksni rok isteka, ali se u praksi povremeno ocjenjuju jer se prijetnje i sustavi mijenjaju.

Za VSME-indikatore često vrijedi izvještajna godina: odgovor koji sada popunjavaš pripada zadnjoj završenoj godini i zamjenjuje se nakon zaključenja poslovne godine. Dok za svaki odgovor čuvaš dokaz i njegovu datumu, pri svakoj novoj listi pitanja u jednom pogledu možeš vidjeti koji je odgovor istekao i koji je odgovor još valjan — bez da moraš sve ponovno tražiti. To također sprječava da slučajno ponovno pošalješ stari certifikat ili broj prometa od prije dvije godine.

Odakle dolaze izvorni podaci i izvještajni ciklusi

Ova podjela slijedi prirodu izvora: Zakon o trgovačkom registru iz 2007. obvezuje poduzeća da prijave izmjene u osnovnim podacima, što čini te podatke relativno stabilnima između promjena. Norma EFRAG VSME radi s osnovnim modulom koji je postavljen za godišnje izvještavanje, u skladu s izvještajnim ciklom prema Direktivi (EU) 2022/2464. ISO/IEC 27001 poznaje certificiranje s rokom valjanosti koji je za svaki certifikat naveden u Prilogu A. Članak 21. stavak 2. Direktive (EU) 2022/2555 navodi same deset mjera, ali ne propisuje fiksni rok ponovne ocjene — učestalost ažuriranja je dakle pitanje razumne aktualnosti, a ne zakonskog roka.