Sempre più imprenditori notano che la loro banca o assicurazione non fa domande una sola volta, ma torna regolarmente a chiedere informazioni sui proprietari, gli amministratori e le attività della loro azienda. Questo si chiama KYB, da Know Your Business, e il controllo che ne consegue è diventato negli ultimi anni più ampio e frequente. Non è perché la vostra banca non si fida di voi, ma perché le regole a cui le banche e le assicurazioni devono attenersi sono diventate più rigorose e dettagliate.
Cosa esattamente cambia varia a seconda dell'istituto e del paese, e l'interpretazione esatta non dipende da supplia.eu ma dall'autorità di vigilanza e dall'istituto stesso. Ciò che si può dire è: la tendenza è chiara. I controlli che una volta si svolgevano all'apertura di un conto o di una polizza, ora vengono ripetuti periodicamente, e gli elenchi di domande che ne conseguono diventano più specifici riguardo alla proprietà, al controllo e all'origine dei fondi.
Cosa significa KYB, in breve
Il KYB è il controllo che una banca, un'assicurazione o un altro istituto finanziario esegue per sapere con quale azienda fa affari. Questo include in particolare la domanda su chi sono i beneficiari ultimi, anche detti UBO, qual è la natura delle attività commerciali e se c'è motivo di prestare maggiore attenzione al riciclaggio di denaro o al finanziamento del terrorismo. Questo controllo non è nuovo, ma il modo in cui gli istituti lo eseguono sta cambiando.
Perché questi controlli tornano più spesso
Le banche e le assicurazioni hanno l'obbligo legale di conoscere i loro clienti e di mantenere aggiornata questa conoscenza. Le autorità di vigilanza si aspettano sempre più che gli istituti non controllino solo all'inizio di una relazione, ma anche successivamente, soprattutto quando cambia la struttura della proprietà, le attività o il profilo di rischio di un cliente. A livello europeo si sta lavorando a un'ulteriore armonizzazione delle norme antiriciclaggio, con una nuova autorità di vigilanza centrale in questo settore. Cosa significherà concretamente per gli elenchi di domande che riceverete come imprenditore non è ancora fissato in dettaglio al momento della stesura e varia anche da uno Stato membro all'altro. Per lo stato esatto dei lavori vi rimandano ai testi ufficiali e all'autorità di vigilanza competente per il vostro settore.
Cosa può significare questo per voi come imprenditori
La conseguenza pratica è che come imprenditore ricevete più spesso un elenco di domande dalla vostra banca o assicurazione, anche se a vostro avviso non è cambiato nulla. Potrebbe trattarsi di una conferma dei vostri dati UBO, di un aggiornamento della vostra registrazione nel Registro delle imprese, o di una spiegazione su una grande transazione. Gli istituti richiedono queste informazioni non perché sospettino qualcosa, ma perché devono registrarle periodicamente per rispettare i loro obblighi. Per voi questo significa soprattutto che gli stessi dati di base ritornano più spesso, presso diverse istituzioni, in diversi formati.
Ciò che non cambia
L'essenza di ciò che un istituto può chiedere rimane fondamentalmente la stessa: i dati necessari per valutare l'azienda, i proprietari e il rischio. Quello che cambia è la frequenza e il livello di dettaglio. Una banca potrebbe ad esempio chiedere più spesso un estratto recente o una dichiarazione UBO aggiornata, mentre la domanda sottostante - chi è il beneficiario ultimo - rimane invariata.
Come affrontare questo in pratica
Poiché gli stessi dati ritornano continuamente, è utile mantenerli aggiornati in un unico luogo invece di raccoglierli di nuovo ad ogni richiesta. Pensate a un estratto recente del Registro delle imprese, alla struttura UBO, a una dichiarazione sulla natura delle attività e, se rilevante, a informazioni sulla provenienza dei fondi per le transazioni più grandi. Quando questi documenti sono in ordine e sapete quando scadono, compilare un nuovo elenco di domande KYB richiede molto meno tempo. In banca dati con argomenti per situazione troverete una panoramica di quali documenti appartengono a quale domanda e da dove provengono.
Rimane a vostro discrezione, oppure a quello di un giurista o di un consulente di conformità, valutare se una specifica domanda della vostra banca o assicuratore è legittima e come rispondervi al meglio. Supplia.eu non valuta alcun questionario dal punto di vista sostanziale e non presenta nulla in vostra vece; aiutiamo soltanto a ritrovare e riutilizzare le risposte che avete già fornito in precedenza.
Se volete sapere quali questionari ricorrenti sono rilevanti per la vostra azienda, potete verificarlo in pochi minuti tramite il controllo di riconoscimento con una prima indicazionePer chi vuole sapere come supplia.eu ottiene le informazioni pubblicate sul sito, troverete una spiegazione alla pagina spiegazione su da dove provengono le informazioni.Le domande frequenti su KYB, UBO e il ruolo di banche e assicuratori sono raccolte alla pagina con risposte alle domande che ricorrono più spesso.
Un questionario KYB che ricorre frequentemente di solito non è un segnale che qualcosa non va, ma una conseguenza di regole che valgono per l'intero settore. Chi ha il proprio fascicolo base in ordine non deve dedicarvi nuovamente tempo ogni volta.