De plus en plus d'entrepreneurs constatent que leur banque ou assureur revient non pas une fois, mais régulièrement avec des questions sur les propriétaires, les dirigeants et les activités de leur entreprise. C'est ce qu'on appelle KYB, pour Know Your Business, et le contrôle qui en découle est devenu plus complet et plus fréquent ces dernières années. La raison n'est pas que votre banque vous soupçonne, mais que les règles auxquelles les banques et assureurs doivent se conformer deviennent plus strictes et plus détaillées.
Ce qui change exactement varie selon l'établissement et le pays, et l'interprétation précise ne relève pas de supplia.eu mais de l'autorité de surveillance et de l'établissement lui-même. Ce que l'on peut dire, c'est que la tendance est claire. Les contrôles qui se faisaient autrefois à l'ouverture d'un compte ou d'une police sont désormais répétés périodiquement, et les questionnaires qui y sont associés deviennent plus précis en ce qui concerne la propriété, le contrôle et l'origine des fonds.
Ce que KYB signifie, brièvement résumé
KYB est le contrôle qu'une banque, un assureur ou toute autre institution financière effectue pour savoir avec quelle entreprise il traite. Cela comprend notamment la question de savoir qui sont les bénéficiaires finaux, aussi appelés UBO, quelle est la nature des activités commerciales et s'il y a une raison d'être particulièrement vigilant au blanchiment d'argent ou au financement du terrorisme. Ce contrôle n'est pas nouveau, mais la façon dont les établissements l'effectuent change.
Pourquoi ces contrôles reviennent plus souvent
Les banques et les assureurs sont légalement tenus de connaître leurs clients et de maintenir cette connaissance à jour. Les autorités de surveillance s'attendent de plus en plus à ce que les établissements vérifient non seulement au début d'une relation, mais aussi par la suite, notamment lorsque la structure de propriété, les activités ou le profil de risque d'un client changent. Au niveau européen, on s'efforce d'harmoniser davantage les règles de lutte contre le blanchiment d'argent, avec une nouvelle autorité de surveillance centrale dans ce domaine. Ce que cela signifiera concrètement pour les questionnaires que vous recevrez en tant qu'entrepreneur n'est pas encore fixé en détail au moment de la rédaction et varie également selon l'État membre. Pour la situation exacte, nous vous renvoyons aux textes officiels et à l'autorité de surveillance compétente pour votre secteur.
Ce que cela peut signifier pour vous en tant qu'entrepreneur
En pratique, vous recevrez en tant qu'entrepreneur plus souvent un questionnaire de votre banque ou assureur, même si vous avez l'impression que rien n'a changé. Il peut s'agir d'une confirmation de vos données d'UBO, d'une mise à jour de votre inscription KvK, ou d'une explication sur une transaction importante. Les établissements ne demandent cela parce qu'ils soupçonnent quelque chose, mais parce qu'ils doivent l'enregistrer périodiquement pour respecter leurs propres obligations. Pour vous, cela signifie surtout que les mêmes données de base reviennent plus souvent, auprès de différents établissements, dans différents formats.
Ce qui ne change pas
L'essentiel de ce qu'un établissement peut demander reste largement le même : les données nécessaires pour évaluer l'entreprise, les propriétaires et le risque. Ce qui varie, c'est la fréquence et le niveau de détail. Une banque peut par exemple demander plus souvent un extrait récent ou une déclaration d'UBO à jour, tandis que la question sous-jacente - qui est le bénéficiaire final - reste inchangée.
Comment vous pouvez l'aborder en pratique
Parce que les mêmes données reviennent constamment, il est utile de les maintenir à jour en un seul endroit plutôt que de les rassembler à chaque demande. Pensez à un extrait KvK récent, à la structure d'UBO, à une déclaration sur la nature des activités et, le cas échéant, à des informations sur l'origine des fonds pour les transactions importantes. Lorsque ces documents sont en ordre et que vous savez quand ils expirent, remplir un nouveau questionnaire KYB prend considérablement moins de temps. Dans la base de connaissances avec des sujets par situation vous trouverez un aperçu des documents qui correspondent à chaque question et de leurs sources.
Il vous appartient, ou à un juriste ou à un conseiller en conformité, d'évaluer si une question spécifique de votre banque ou assureur est justifiée et comment vous pouvez y répondre au mieux. Supplia.eu n'évalue aucun questionnaire sur le fond et ne dépose rien en votre nom ; nous vous aidons seulement à retrouver et réutiliser les réponses que vous avez déjà données.
Si vous souhaitez savoir quels questionnaires récurrents sont pertinents pour votre entreprise, vous pouvez le vérifier en quelques minutes via la vérification de reconnaissance avec une première indication. Pour ceux qui souhaitent savoir comment supplia.eu obtient les informations qui figurent sur le site, cela est expliqué sur la page explication sur l'origine des informations. Les questions fréquemment posées sur KYB, UBO et le rôle des banques et des assureurs sont rassemblées sur la page avec réponses aux questions qui reviennent souvent.
Un questionnaire KYB qui revient souvent n'est généralement pas le signe que quelque chose ne va pas, mais une conséquence de règles qui s'appliquent à l'ensemble du secteur. Celui qui a mis son dossier de base en ordre n'a pas besoin d'y consacrer du temps à chaque fois.