sparas gamla ifyllda frågelistor eller raderas de

Vad som bevaras och vad som försvinner

Ifyllda frågelistor försvinner inte automatiskt i sig själva: det leverantörsregister från vilket svaren kommer bevaras och återanvänds vid nästa lista. Det som varierar från gång till gång är inte det underliggande svaret utan själva frågeställningen: en kund frågar efter "ISO 27001-certifierad, ja/nej", en annan efter "vilka av Annex A-åtgärderna är implementerade". Båda frågorna hämtar från samma svar om ISO 9001-certifiering eller motsvarande dokumentation, inte från en nyifylld kopia per portal.

Det innebär att ett tidigare bekräftat svar — till exempel om de tio åtgärderna i artikel 21 punkt 2 i NIS2-direktivet, eller om VSME-basmodulen för hållbarhet — nästa gång kommer tillbaka som förslag, med en förfrågan om att bekräfta igen. Ingenting genomförs automatiskt utan denna bekräftelse. Om underliggande data ändras, såsom antalet anställda eller en nyligen tecknad försäkring, sprids detta till alla framtida listor som frågar efter denna data — inte retroaktivt till det som redan lämnats in till en kund.

Varför detta följer av leverantörsregistrets utformning

Detta följer inte av en lagstadgad bevaringsskyldighet som specifikt avser dessa frågelistor, utan av själva systemets funktion: ett leverantörsregister matar flera portaler, och ett svar som en gång registrerats och bekräftats är källan för nästa frågelista tills företagaren själv ändrar det. För data som själv har en laglig grund — såsom den lagstadgade namnet och registreringsnumret från handelsregisterkungöringen 2007 — gäller att källan ligger utanför dossien och uppdateras i dossien när den ändras i handelsregistret. Det som tidigare lämnats in till en kund faller under kundens portal och bevaringstid; denna plattform registrerar inget om detta och har ingen insyn i det.