so stari izpolnjeni vprašalniki shranjeni ali izbrisani

Kaj se ohrani in kaj izgine

Izpolnjeni vprašalniki sami po sebi ne izginejo: verigni spis, iz katerega prihajajo odgovori, ostane in se ponovno uporabi pri naslednjem vprašalniku. Kar se v vsaki rundi spreminja, ni osnovni odgovor, temveč postavljanje vprašanja: en odjemalec sprašuje »ISO 27001-certificiran, da/ne«, drugi »katere od ukrepov Priloge A so izvedeni«. Oba vprašanja črpata iz istega odgovora o ISO 9001-certificiranje ali primerjive ugotovitve, ne iz na novo izpolnjene kopije za vsak portal.

To pomeni, da se prej potrjeni odgovor — na primer o desetih ukrepih člena 21(2) direktive NIS2 ali o osnovnem modulu VSME za trajnost — naslednjič pojavi kot predlog s prošnjo za ponovno potrditev. Nič se ne presledi samodejno brez te potrditve. Če se osnovni podatek spremeni, na primer število zaposlenih ali novo sklenjeno zavarovanje, se to odraža v vseh prihodnjih vprašalnikih, ki se nanašajo na ta podatek — ne z nazaj seženjem na tisto, kar je že predloženo odjemalcu.

Zakaj to izhaja iz struktury verige spisa

To ne izhaja iz zakonske obveze hranjenja podatkov, ki se posebej nanaša na te vprašalnike, temveč iz delovanja samega sistema: en verigni spis hrani več portalov, in odgovor, ki je enkrat fiksiran in potrjen, je vir naslednjega vprašalnika, dokler ga podjetnik sam ne spremeni. Za podatke, ki imajo sami lastno zakonsko podlago — kot so zakonita imena in registracijske številke iz Zakona o trgovskem registru 2007 — velja, da je vir zunaj spisa in se ob spremembi v trgovskem registru posodobi tudi v spisu. Kaj je bilo prej predloženo odjemalcu, spada pod njegov portal in njegov rok hranjenja; ta platforma o tem ne vodi zapiskov in nanj nima dostopa.