as listas de perguntas preenchidas antigas são guardadas ou eliminadas

O que é conservado e o que desaparece

As listas de perguntas preenchidas em si não desaparecem automaticamente: o dossier de cadeia de suprimentos de onde provêm as respostas permanece e é reutilizado quando uma próxima lista chegar. O que muda a cada rodada não é a resposta subjacente, mas a formulação da pergunta: um cliente pergunta "ISO 27001-certificado, sim/não", outro pergunta "quais das medidas do Anexo A foram implementadas". Ambas as perguntas extraem da mesma resposta sobre Certificação ISO 9001 ou registros comparáveis, não de uma nova cópia preenchida por portal.

Isso significa que uma resposta previamente confirmada — por exemplo, sobre as dez medidas do artigo 21.º, n.º 2 da Diretiva NIS2, ou sobre o módulo básico VSME para sustentabilidade — reaparece na próxima vez como proposta, com pedido de reconfirmação. Nada é transferido automaticamente sem essa confirmação. Se um dado subjacente mudar, como o número de colaboradores ou um novo seguro celebrado, isso se reflete em todas as futuras listas que perguntarem sobre esse dado — não com efeito retroativo sobre o que já foi entregue a um cliente.

Por que isto decorre da estrutura do dossier de cadeia de suprimentos

Isto não decorre de uma obrigação legal de retenção que se aplique especificamente a estas listas de perguntas, mas do funcionamento do próprio sistema: um dossier de cadeia de suprimentos alimenta vários portais, e uma resposta que foi registada e confirmada uma vez é a fonte para a próxima lista de perguntas até que o empresário a altere. Para dados que têm a sua própria base legal — como o nome estatutário e o número de registo da Lei do Registo Comercial de 2007 — a fonte está fora do dossier e, quando há alteração no registo comercial, também é atualizada no dossier. O que foi anteriormente entregue a um cliente fica sob o portal e o período de retenção desse cliente; esta plataforma não regista nada sobre isso e não tem acesso.