megőrzödnek-e a régi kitöltött kérdőívek vagy törlödnek

Ami megmarad és ami eltűnik

Az kitöltött kérdőívek maguk nem tűnnek el automatikusan: az az alaplánc-dosszié, amelyből a válaszok származnak, megmarad és a következő kérdőívnél újra felhasználásra kerül. Az, ami körönként változik, nem az alapul szolgáló válasz, hanem a kérdésfeltevés: az egyik ügyfél az "ISO 27001-tanúsított, igen/nem" kérdést teszi fel, a másik pedig azt, hogy "az Annex A intézkedések közül melyeket hajtottak végre". Mindkét kérdés ugyanabból a válaszból merít , az ellenőrzés egyszerű: a tanúsítványon szereplő dátum még az érvényességi időszakon belül van-e? Ha nem, akkor a válasz elavult, még akkor is, ha a gyakorlatban semmi más nem változott. vagy hasonló rögzítésekből, nem egy új kitöltött másolatból portálanként.

Ez azt jelenti, hogy egy korábban megerősített válasz — például az NIS2-direktíva 21. cikk 2. bekezdésének tíz intézkedéséről, vagy a fenntarthatóságra vonatkozó VSME-alapmodul — a következő alkalommal javaslatként visszaérkezik, ismételt megerősítés kérésével. Semmi sem kerül automatikusan végrehajtásra anélkül, hogy megerősítésre kerülne. Ha egy alapul szolgáló adat, például a munkavállalók számát vagy egy újonnan megkötött biztosítás megváltozik, akkor az az összes jövőbeli kérdőívhez átkerül, amely arra az adatra kérdez — nem visszaható hatállyal, amelyet már egy ügyfélnél bejelentett.

Miért következik ez az alaplánc-dosszié felépítéséből

Ez nem egy olyan törvényi megőrzési kötelezettségből következik, amely ezekre a kérdőívekre vonatkozik, hanem magának a rendszernek a működéséből: egy alaplánc-dosszié több portált táplál, és egy válasz, amely egyszer rögzítésre és megerősítésre kerül, forrása a következő kérdőívnek, amíg a vállalkozó azt maga nem módosítja. Az olyan adatok esetén, amelyeknek maguknak jogi alapjuk van — mint például az Handelsregisterwet 2007-ből származó jogszabályozott név és regisztrációs szám — az a helyzet, hogy a forrás a dosszié külön helyezkedik el, és a kereskedelmi nyilvántartásban történt módosítás során a dosszié is frissül. Amit korábban egy ügyfélnél bejelentett, az az adott kliens portálja és megőrzési időtartama alá tartozik; ezzel kapcsolatban ez a platform semmit nem rögzít és nincs hozzáférése.