KYB pomeni Know Your Business. To je nadzor, s katerim odjemalec, banka ali zavarovalnica preverja, kdo je pravzaprav za vašim podjetjem, ali to podjetje resnično obstaja in ali posluje zakonito. Izraz izhaja iz iste družine kot KYC, Know Your Customer, ki ga banke že dlje časa uporabljajo pri zasebnih strankih. Pri poslovnih odnosih se imenuje KYB, ker se preverja ne oseba, temveč organizacija.
Odjemalec tega ne sprašuje, ker bi vam ne zaupال. Podjetja, ki delajo z mnogimi dobavitelji, morajo dokazati, da vedo, s kom poslujejo. To je relevantno pri vzpostavljanju novega odnosa, ampak tudi periodično pri obstoječih dobaviteljih, zlasti če pride do spremembe v strukturi podjetja. Banke in zavarovalnice zahtevajo podobne informacije, ker so predmet nadzora in morajo dokazati, da poznajo svojo bazo strank.
Kaj pravzaprav preverja KYB-nadzor
KYB-preverjanje običajno sestoji iz nekaj stalnih delov. Najprej se ugotovi, da podjetje obstaja in je aktivno, običajno prek izseka iz poslovnega registra. Nato se preveri, kdo so končni upravljalci, tako imenovani UBO-ji: naravne osebe, ki imajo oblast ali so lastniki. Nato odjemalec preveri, ali so znane sankcije ali opozorila proti podjetju ali vpletenim osebam, včasih pa se sprašuje tudi o finančnem položaju ali referencah. Kaj se natančno zahteva, se razlikuje glede na odjemalca in panogo; ni enotnega, uniformnega seznama, ki bi veljal za vse.
Pasti, ob kateri se znajde marsikateri podjetnik, je, da so zahtevani dokumenti pogosto malo starejši ali malo novejši, kot so na voljo v lastni administraciji. Izsek iz poslovnega registra od pred letom dni ena priredba sprejmejo, druga pa zavrnejo, ker ni dovolj posodobljen. Enako velja za UBO-izjavo: če se kaj spremeni v strukturi lastništva, je prej predložena različica ne več uporabna. Kdor takšne dokumente posodablja na enem mestu, se ne sili, da bi vsakokrat znova iskal, kateri dokument spada k kateremu zahtevku.
Kaj morate in kaj vam ni treba standardno predložiti
KYB-vprašanje se nanaša na identiteto in strukturo vašega podjetja, ne avtomatsko na vse, kar bi si odjemalec drugače želel vedeti. Zahteva po izseku iz poslovnega registra ali UBO-pregledu je kaj drugega kot zahteva po notranjih finančnih podatkih ali podatkih o osebju. Ob dvomih, ali je razumno nekaj deliti, je smiselno preveriti, kaj je potrebno za konkreten namen vprašanja. Na strani z odgovori na pogosta vprašanja je pojasnjeno, kako se to razlikovanje v praksi pogosto naredi.
Kako pogosto se to pojavi
Ker KYB ni enkratni nadzor, temveč nešto, kar odjemalci, banke in zavarovalnice periodično ponavljajo, se isto vprašanje v praksi pojavi večkrat na leto, vsakokrat v nekoliko drugačnem formatu. To je eden od razlogov, zakaj podjetniki iste podatke vpisujejo vedno znova, čeprav se temeljnega dejstva komaj spreminjata. V bazi znanja je za vsak pojem pojasnjeno, od koder izhaja in kakšna je njegov vir v uradnem besedilu.
Ni certifikata, je pa dossier
Pomembno je poudariti, da odjemalec sam opravi in oceni KYB-nadzor. Ni cerifiokata ali odobritve, ki bi ta nadzor nadomestila: odjemalec, banka ali zavarovalnica sam sklepata zaključek na podlagi predloženih dokumentov. Kar pa lahko storite, je, da poskrbite, da so osnovni dokumenti, posodobljeni in v redu, na voljo takoj, ko pride zahteva.
Želite vedeti, katera vprašanja, povezana s KYB, se pogosto pojavljajo za vaše podjetje in kateri dokumenti jih spremljajo? Z preverjanjem prepoznavanja vidite v nekaj vprašanj, kje se nahajate, in na strani o tem, kako deluje preberete, od koder prihajajo podatki v mapi.