Το KYB σημαίνει Know Your Business. Είναι ο έλεγχος με τον οποίο ένας αγοραστής, μια τράπεζα ή ένας ασφαλιστής ερευνά ποιος βρίσκεται ακριβώς πίσω από την επιχείρησή σας, αν η επιχείρηση αυτή υπάρχει πραγματικά και αν ενεργεί νόμιμα. Ο όρος προέρχεται από την ίδια οικογένεια με το KYC, Know Your Customer, το οποίο εφαρμόζουν οι τράπεζες εδώ και πολλά χρόνια στους ιδιώτες πελάτες. Στις επιχειρηματικές σχέσεις ονομάζεται KYB, επειδή δεν εξετάζεται ένα άτομο αλλά ένας οργανισμός.
Ένας αγοραστής δεν ζητά αυτό επειδή αμφιβάλλει για εσάς. Οι επιχειρήσεις που συνεργάζονται με πολλούς προμηθευτές, πρέπει να μπορούν να αποδείξουν ότι γνωρίζουν με ποιον κάνουν συναλλαγές. Αυτό ισχύει κατά την έναρξη μιας νέας σχέσης, αλλά και περιοδικά σε υφιστάμενους προμηθευτές, ιδίως αν υπάρχει κάποια αλλαγή στη δομή της επιχείρησης. Οι τράπεζες και οι ασφαλιστές ζητούν παρόμοιες πληροφορίες επειδή υπόκεινται σε επίβλεψη και πρέπει να μπορούν να αποδείξουν ότι γνωρίζουν τον δικό τους κύκλο πελατών.
Τι ακριβώς ελέγχει ένας έλεγχος KYB
Ένας έλεγχος KYB αποτελείται συνήθως από μερικά σταθερά στοιχεία. Πρώτα, διαπιστώνεται ότι η επιχείρηση υπάρχει και είναι ενεργή, συνήθως μέσω ενός αποσπάσματος από το εμπορικό μητρώο. Στη συνέχεια, εξετάζεται ποιοι είναι οι τελικοί δικαιούχοι, οι λεγόμενοι UBO: τα φυσικά πρόσωπα που έχουν τη διακυβέρνηση ή είναι ιδιοκτήτες. Στη συνέχεια, ο αγοραστής ελέγχει αν υπάρχουν κυρώσεις ή προειδοποιήσεις κατά της επιχείρησης ή των εμπλεκόμενων προσώπων, και μερικές φορές ζητά πληροφορίες για τη χρηματοοικονομική θέση ή συστάσεις. Αυτό που ακριβώς ζητείται διαφέρει ανά αγοραστή και ανά τομέα· δεν υπάρχει μια σταθερή, ενιαία λίστα που ισχύει για όλους.
Η λεπτομέρεια όπου πολλοί επιχειρηματίες συναντούν δυσκολία, είναι ότι τα ζητούμενα έγγραφα πρέπει συχνά να είναι λίγο παλαιότερα ή λίγο πιο πρόσφατα από ό,τι αυτά που είναι έτοιμα στη δική τους διοίκηση. Ένα απόσπασμα εμπορικού μητρώου από πριν ένα χρόνο γίνεται δεκτό από έναν αγοραστή και απορρίπτεται από έναν άλλο επειδή δεν είναι αρκετά ενημερωμένο. Το ίδιο ισχύει και για μια δήλωση UBO: αν αλλάξει κάτι στη δομή της ιδιοκτησίας, η προηγούμενη παραδοθείσα έκδοση δεν είναι πλέον χρησιμοποιήσιμη. Όποιος κρατά τέτοια έγγραφα ενημερωμένα σε ένα μέρος, δεν χρειάζεται να ψάξει κάθε φορά ποιο έγγραφο αντιστοιχεί σε ποιο αίτημα.
Τι πρέπει και τι δεν πρέπει να παρέχετε κατά κανόνα
Μια ερώτηση KYB αφορά την ταυτότητα και τη δομή της επιχείρησής σας, όχι αυτόματα όλα όσα θα ήθελε ένας αγοραστής να γνωρίζει. Ένα αίτημα για ένα απόσπασμα εμπορικού μητρώου ή μια σύνοψη UBO είναι διαφορετικό από ένα αίτημα για εσωτερικές χρηματοοικονομικές λεπτομέρειες ή δεδομένα προσωπικού. Αν αμφιβάλλετε για το τι είναι εύλογο να μοιραστείτε, είναι χρήσιμο να ελέγξετε τι είναι απαραίτητο για τον συγκεκριμένο σκοπό της ερώτησης. Στη σελίδα των συχνών ερωτήσεων εξηγείται πώς αυτή η διάκριση γίνεται συχνά στην πράξη.
Πόσο συχνά επανέρχεται
Επειδή το KYB δεν είναι ένας μοναδικός έλεγχος αλλά κάτι που οι αγοραστές, οι τράπεζες και οι ασφαλιστές επαναλαμβάνουν περιοδικά, η ίδια ερώτηση επανέρχεται στην πράξη πολλές φορές τον χρόνο, κάθε φορά σε ένα ελαφρώς διαφορετικό μορφότυπο. Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους οι επιχειρηματίες πρέπει να συμπληρώνουν τα ίδια δεδομένα ξανά και ξανά, ενώ τα υποκείμενα γεγονότα αλλάζουν ελάχιστα. Στη βάση γνώσης εξηγείται για κάθε έννοια από πού προέρχεται και ποια είναι η θέση της στο επίσημο κείμενο.
Όχι κεκτημένο πλεονέκτημα, αλλά ένα δοσιέ
Είναι σημαντικό να τονιστεί ότι ένας έλεγχος KYB διενεργείται και αξιολογείται από τον ίδιο τον αγοραστή. Δεν υπάρχει πιστοποιητικό ή έγκριση που να αντικαθιστά αυτόν τον έλεγχο: ο αγοραστής, η τράπεζα ή ο ασφαλιστής καταλήγει στο δικό του συμπέρασμα βάσει των παρεχόμενων εγγράφων. Αυτό που μπορείτε να κάνετε είναι να διασφαλίσετε ότι τα βασικά έγγραφα, ενημερωμένα και σε τάξη, είναι έτοιμα μόλις έρθει το αίτημα.
Θέλετε να μάθετε ποια ερωτήματα που σχετίζονται με KYB εμφανίζονται συχνά για την επιχείρησή σας και ποια έγγραφα τα συνοδεύουν; Με τον έλεγχο αναγνώρισης θα δείτε σε μερικές ερωτήσεις πού στέκεστε, και στη σελίδα για τον τρόπο λειτουργίας θα διαβάσετε από πού προέρχεται η πληροφορία στο δοσιέ.