KYB significa Know Your Business. Es la verificación con la que un cliente, un banco o una aseguradora comprueba quién hay exactamente detrás de su empresa, si esa empresa realmente existe y si actúa legalmente. El término proviene de la misma familia que KYC, Know Your Customer, que los bancos llevan aplicando desde hace tiempo a clientes particulares. En relaciones comerciales se llama KYB, porque no se examina a una persona sino a una organización.
Un cliente no le solicita esto porque dude de usted. Las empresas que trabajan con muchos proveedores deben poder demostrar que saben con quién hacen negocios. Esto es relevante al iniciar una nueva relación, pero también periódicamente con proveedores existentes, especialmente si algo cambia en la estructura empresarial. Los bancos y aseguradoras solicitan información similar porque están sujetos a supervisión y deben poder demostrar que conocen su propia cartera de clientes.
Qué verifica exactamente una verificación KYB
Una verificación KYB suele consistir en varios componentes fijos. Primero se establece que la empresa existe y está activa, generalmente mediante un extracto del registro mercantil. Luego se examina quiénes son los beneficiarios finales, los denominados UBO: las personas físicas que tienen control o son propietarias. A continuación, el cliente verifica si hay sanciones o advertencias conocidas contra la empresa o las personas implicadas, y a veces también se pregunta sobre la posición financiera o referencias. Qué se solicita exactamente varía según el cliente y el sector; no existe una lista fija y uniforme que sea válida para todos.
El detalle en el que muchos empresarios tropiezan es que los documentos solicitados a menudo deben ser un poco más antiguos o un poco más recientes de lo que está listo en la administración propia. Un extracto del registro mercantil de hace un año es aceptado por un cliente y rechazado por otro porque no es lo suficientemente actual. Lo mismo ocurre con una declaración de UBO: si cambia algo en la estructura de accionistas, la versión entregada anteriormente ya no es útil. Quien mantiene este tipo de documentos actualizados en un solo lugar no necesita buscar cada vez qué documento corresponde a cada solicitud.
Qué debe entregar normalmente y qué no
Una pregunta KYB se refiere a la identidad y estructura de su empresa, no automáticamente a todo lo demás que un cliente querría saber. Una solicitud de un extracto del registro mercantil o un resumen de UBO es diferente de una solicitud de detalles financieros internos o datos de personal. En caso de duda sobre qué es razonable compartir, es útil verificar qué se necesita para el propósito específico de la pregunta. En la página de preguntas frecuentes se explica cómo se suele hacer esta distinción en la práctica.
Con qué frecuencia esto vuelve a ocurrir
Como KYB no es una verificación única sino algo que clientes, bancos y aseguradoras repiten periódicamente, la misma pregunta se repite en la práctica varias veces al año, cada vez en un formato ligeramente diferente. Esta es una de las razones por las que los empresarios tienen que rellenar los mismos datos una y otra vez, mientras que los hechos subyacentes apenas cambian. En la base de conocimientos se explica para cada concepto de dónde proviene y cuál es la fuente en el texto oficial.
Sin sello de aprobación, pero con un expediente
Es importante destacar que un control KYB es realizado y evaluado por el cliente mismo. No existe ningún certificado o aprobación que sustituya este control: el cliente, el banco o la aseguradora sacan sus propias conclusiones basadas en la documentación proporcionada. Lo que sí puede hacer es asegurarse de que los documentos básicos, actualizados y en orden, estén listos tan pronto como llegue la consulta.
¿Desea saber qué preguntas relacionadas con KYB se repiten frecuentemente para su empresa y qué documentos van asociados a ellas? Con la verificación de reconocimiento verá en un par de preguntas dónde se encuentra, y en la página sobre cómo funciona leerá de dónde procede la información en el expediente.