KYB je kratica za Know Your Business. To je kontrola pomoću koje kupac, banka ili osiguravatelj provjeravaju tko točno stoji iza vašeg poduzeća, postoji li to poduzeće stvarno i posluje li zakonito. Izraz dolazi iz iste obitelji kao KYC, Know Your Customer, što banke već duže primjenjuju kod pojedinačnih kupaca. Kod poslovnih odnosa naziva se KYB jer se ne provjerava osoba već organizacija.
Kupac to ne traži jer vam ne vjeruje. Poduzeća koja rade s mnogim dobavljačima moraju moći dokazati da znaju s kime posluju. To je relevantno pri uspostavljanju novog odnosa, ali i periodički kod postojećih dobavljača, posebno ako se nešto promijeni u strukturi poduzeća. Banke i osiguravatelji traže slične podatke jer su pod nadzorom i moraju moći dokazati da poznaju vlastitu klijentelu.
Što točno provjerava KYB-kontrola
KYB-provjera obično se sastoji od nekoliko fiksnih dijelova. Prvo se utvrđuje da poduzeće postoji i da je aktivno, obično putem izvoda iz poslovnog registra. Zatim se proverava tko su konačni vlastitnici, takozvani UBO-i: fizičke osobe koje imaju kontrolu ili su vlastitnici. Zatim kupac provjerava jesu li protiv poduzeća ili uključenih osoba poznatih sankcije ili upozorenja, a ponekad se traže i financijski položaj ili reference. Što se točno traži razlikuje se ovisno o kupcu i sektoru; ne postoji fiksna, jedinstvena lista koja vrijedi za sve.
Detalj na kojem se mnogi poduzetnici zapinjaju je što je traženi dokumenti često malo stariji ili malo noviji nego što je dostupno u vlastitoj administraciji. Izvod iz poslovnog registra star godinu dana jedan kupac će prihvatiti, a drugi ga odbiti jer nije dovoljno aktualan. Isto vrijedi i za KYB-izjavu: ako se nešto promijeni u strukturi vlasništva, prethodno dostavljana verzija više nije upotrebljiva. Tko ovakve dokumente drži aktualnima na jednom mjestu ne mora svaki put iznova tražiti koji je dokument za koji zahtjev.
Što trebate a što ne trebate standardno dostaviti
KYB-pitanje odnosi se na identitet i strukturu vašeg poduzeća, ne automatski na sve što bi kupac dalje željeo znati. Zahtjev za izvodom iz poslovnog registra ili popis UBO-a nešto je drugačije od zahtjeva za unutarnje financijske detalje ili podatke o zaposlenima. Ako niste sigurni što je razumno podijeliti, korisno je provjeriti što je za određenu svrhu pitanja potrebno. Na stranici sa često postavljenim pitanjima objašnjeno je kako se to razlikovanje u praksi često prave.
Kako često se ovo pojavljuje
Budući da KYB nije jednokratna kontrola već nešto što kupci, banke i osiguravatelji periodički ponavljaju, isto pitanje se u praksi pojavljuje nekoliko puta godišnje, svaki put u malo drugačijem formatu. To je jedan od razloga zašto poduzetnici iste podatke trebaju puniti iznova i iznova, dok se osnovne činjenice jedva mijenjaju. U bazi znanja objašnjeno je po pojmu odakle dolazi i koja je njegovana u službenom tekstu.
Nema certifikata, ali postoji dossier
Važno je naglasiti da kupac sam provodi i vrednuje KYB-kontrolu. Ne postoji certifikat ili odobrenje koja bi zamijenila tu kontrolu: kupac, banka ili osiguravatelj sami donose zaključak na temelju dostavljenih dokumenata. Ono što možete učiniti je osigurati da osnovni dokumenti, aktualni i uredu, budu dostupni čim stignu upiti.
Želite li znati koja KYB-povezana pitanja se često pojavljuju za vašu tvrtku i koji dokumenti se pri tome trebaju priložiti? Sa proverom prepoznavanja vidite u nekoliko pitanja gdje stojite, a na stranici o kako to funkcionira čitate gdje su informacije u dosijeu potekle.