worden oude ingevulde vragenlijsten bewaard of verwijderd

Wat er bewaard blijft en wat verdwijnt

Ingevulde vragenlijsten zelf verdwijnen niet vanzelf: het ketendossier waaruit de antwoorden komen, blijft bestaan en wordt bij een volgende lijst opnieuw gebruikt. Wat per ronde wisselt, is niet het onderliggende antwoord maar de vraagstelling: de ene klant vraagt naar "ISO 27001-gecertificeerd, ja/nee", de andere naar "welke van de Annex A-maatregelen zijn geïmplementeerd". Beide vragen putten uit hetzelfde antwoord over ISO 9001-certificering of vergelijkbare vastleggingen, niet uit een nieuw ingevulde kopie per portaal.

Dat betekent dat een eerder bevestigd antwoord — bijvoorbeeld over de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, of over de VSME-basismodule voor duurzaamheid — de volgende keer als voorstel terugkomt, met de vraag om opnieuw te bevestigen. Er wordt niets automatisch doorgezet zonder die bevestiging. Wijzigt een onderliggend gegeven, zoals het aantal medewerkers of een nieuw afgesloten verzekering, dan werkt dat door naar alle toekomstige lijsten die naar dat gegeven vragen — niet met terugwerkende kracht naar wat al bij een klant is ingediend.

Waarom dit uit de opzet van het ketendossier volgt

Dit volgt niet uit een wettelijke bewaarplicht die specifiek op deze vragenlijsten ziet, maar uit de werking van het systeem zelf: één ketendossier voedt meerdere portalen, en een antwoord dat eenmaal is vastgelegd en bevestigd, is de bron voor de volgende vragenlijst totdat de ondernemer het zelf aanpast. Voor gegevens die zelf een wettelijke basis hebben — zoals de statutaire naam en het registratienummer uit de Handelsregisterwet 2007 — geldt dat de bron buiten het dossier ligt en bij wijziging in het handelsregister ook in het dossier wordt bijgewerkt. Wat eerder is ingediend bij een klant, valt onder het portaal en de bewaartermijn van die klant; daarover legt dit platform niets vast en heeft het geen inzage.