hoe beschrijf ik de samenstelling van ons bestuur

Bestuurssamenstelling: aantal leden, rollen en onafhankelijkheid

Bij deze vraag wil de klant meestal drie dingen weten: hoeveel bestuursleden er zijn, welke rol elk bestuurslid heeft (uitvoerend of niet-uitvoerend, voorzitter, penningmeester) en of er een vorm van onafhankelijk toezicht is. Bij een eenmanszaak of een bv met één bestuurder is het antwoord kort: één bestuurder, geen raad van commissarissen. Bij een bv of coöperatie met meerdere bestuurders en eventueel een raad van commissarissen geef je de aantallen en de verdeling. Sommige lijsten vragen ook naar diversiteit in het bestuur, bijvoorbeeld de man-vrouwverdeling; vul dat alleen in als je die verdeling ook echt hebt vastgelegd, anders is "niet bekend" het eerlijke antwoord.

Een bewijsstuk erbij is meestal niet nodig — de meeste klanten nemen deze verklaring op zichzelf aan. Wie toch onderbouwing wil, kan het uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel gebruiken, waarop de bestuurders en hun functie staan. Deze vraag wordt vaak in één adem gesteld met vragen over het beleid tegen omkoping en corruptie, omdat bestuursstructuur en integriteitsbeleid in dezelfde vragenlijst-categorie "governance" vallen. Ook een vraag naar een intern meldkanaal hoort vaak in dat blokje, zie de uitleg over een klokkenluiderskanaal.

Waar dit onderdeel vandaan komt: VSME-basismodule

Deze vraag komt voort uit de basismodule van de EFRAG VSME-standaard, de vrijwillige rapportagestandaard voor niet-beursgenoteerde mkb-ondernemingen. Die standaard is opgesteld naar aanleiding van Richtlijn (EU) 2022/2464 (CSRD), de Europese richtlijn over duurzaamheidsrapportage, die grotere ondernemingen verplicht om ook hun leveranciers te bevragen over onder meer bestuur en governance. Voor de meeste mkb-ondernemingen is invulling op basis van de VSME-basismodule vrijwillig, maar de klant die de lijst uitstuurt, gebruikt dit format vaak omdat hij zelf wel onder de CSRD rapportageplicht valt.

Bronnen: EFRAG VSME, basismodule — bestuurssamenstelling; Richtlijn (EU) 2022/2464 (CSRD)