moet ik deze duurzaamheidsvragenlijst elk jaar weer helemaal invullen

Elk jaar opnieuw invullen is meestal niet nodig

Wat verandert, moet je bijwerken; wat gelijk blijft, moet je alleen bevestigen. Dat is het praktische verschil met "helemaal opnieuw invullen." De meeste velden in een duurzaamheidslijst — rechtsvorm, aantal medewerkers, omzet, vestigingen — veranderen van jaar tot jaar niet of maar een beetje. Als het antwoord in je ketendossier nog klopt, is bevestigen met ja voldoende. Alleen waar de situatie echt is gewijzigd, of waar de klant dit jaar een ander bewijsstuk vraagt, moet je opnieuw kijken.

Het onderscheid dat je zelf moet maken is: gaat het om een basisgegeven of om een periodieke opgave. Basisgegevens als het vestigingsadres van de onderneming of het aantal medewerkers staan vast tot er echt iets verandert. Periodieke opgaven — zoals scope 1/2/3-emissies, of het aantal incidenten in het afgelopen boekjaar — horen per definitie bij één periode en moeten elk jaar met nieuwe cijfers worden aangeleverd, ook als de methode ongewijzigd blijft. Verwar die twee niet: een oud emissiecijfer als actueel antwoord aanbieden is geen tijdwinst, het is een fout antwoord.

Waarom sommige velden vast staan en andere niet

Dit volgt uit de aard van de gevraagde gegevens, niet uit een keuze van de afnemer. Identiteits- en structuurgegevens komen overeen met wat in het Handelsregister is vastgelegd (Handelsregisterwet 2007) en wijzigen alleen bij een feitelijke wijziging, zoals een nieuwe vestiging of adreswijziging. Duurzaamheidscijfers volgens de VSME-basismodule van EFRAG, opgesteld in het kader van Richtlijn (EU) 2022/2464, zijn per definitie periodegebonden: een emissiecijfer over 2023 is geen geldig antwoord op een vraag over 2024. Bij informatiebeveiliging ligt dat genuanceerder: de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van Richtlijn (EU) 2022/2555 en de beheersmaatregelen uit Annex A van ISO/IEC 27001 beschrijven een structureel beleid, dat pas wijzigt bij een aanpassing van dat beleid — bijvoorbeeld rond het gebruik van AI-systemen of een continuïteitsplan. Ook daar geldt: bevestigen kan, zolang het onderliggende beleid niet is gewijzigd.