kunnen meerdere collega's tegelijk het ketendossier bijwerken

Meerdere invullers per dossier is de normale situatie

Ja, meerdere collega's kunnen aan hetzelfde ketendossier werken. Dat is ook logisch, want de gegevens in het dossier komen uit verschillende hoeken van de onderneming. De HR-manager levert het antwoord op hoeveel medewerkers de onderneming heeft, de facilitair manager weet of er een continuïteitsplan ligt, en de IT-verantwoordelijke kan het beste beoordelen welke van de tien maatregelen uit artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn al staan en welke nog niet. Één persoon die dit allemaal alleen invult, gaat gokken of navragen — met meerdere invullers gaat elk antwoord naar wie het echt weet.

Het dossier is zo ingericht dat elk antwoord een eigen bron en een eigen bevestiging heeft. Dat betekent dat collega A het antwoord over ISO 9001 kan bevestigen zonder dat hij hoeft te wachten op collega B die de vestigingslanden bijwerkt. Werken aan hetzelfde dossier is dus niet hetzelfde als werken aan hetzelfde antwoord — de update van het één blokkeert het ander niet. Wel geldt: wie een antwoord bevestigt, doet dat voor het hele bedrijf. Het is daarom verstandig om binnen de organisatie duidelijk te hebben wie voor welk onderdeel verantwoordelijk is, ook al is dat geen technische beperking van het systeem.

Wat hierbij vaststaat en wat niet

Voor dit specifieke punt — of meerdere gebruikers tegelijk mogen werken — is er geen wettelijke regel die dat voorschrijft of verbiedt; dat is een kwestie van hoe het platform is gebouwd, niet van een verordening of richtlijn. Wél zijn de onderliggende vindplaatsen die in het dossier terugkomen per onderwerp vastgelegd: de Handelsregisterwet 2007 voor de identiteitsgegevens zoals het vestigingsadres, de VSME-basismodule van EFRAG voor duurzaamheidscijfers, en artikel 21 lid 2 van Richtlijn (EU) 2022/2555 voor de tien cyberbeveiligingsmaatregelen. Wie welk deel van die bronnen aanlevert, is een interne afspraak — niet iets wat uit die regelingen zelf volgt.