moeten we een officieel duurzaamheidsbeleid op papier hebben

Nee, VSME vraagt geen document, maar wel vastgelegde cijfers

Nee, een geschreven duurzaamheidsbeleid is voor de basismodule van VSME niet verplicht. De basismodule vraagt kwantitatieve gegevens: energieverbruik, uitstoot in de eigen scopes, waterverbruik, afval, en een aantal cijfers over personeel. Er is geen apart veld dat vraagt om een beleidsdocument met datum en handtekening van de directie. Wie de lijst voor het eerst krijgt en geen beleid op papier heeft, kan dus in veel gevallen toch een volledig antwoord geven, zolang de cijfers zelf onderbouwd zijn.

Waar het wel lastig wordt: sommige klantportalen voegen bovenop de VSME-basisvragen eigen vragen toe die uit de uitgebreide module komen, of uit hun eigen ESG-vragenlijst, en daar staat soms wél een vraag naar een formeel vastgesteld beleid. Dat is dan een eis van die specifieke klant, niet van de VSME-standaard zelf. Check dus per vraag of er "beleid" of "cijfers" wordt gevraagd — dat onderscheid bepaalt of "nee, nog niet" een probleem is of niet. Deze vraag staat vaak in hetzelfde blok als vragen over integriteit, en daar geldt een vergelijkbare logica: bij de vraag of er een beleid tegen omkoping en corruptie bestaat wordt ook onderscheid gemaakt tussen "beleid op papier" en "praktijk zonder document".

Waar dat verschil in de standaard vandaan komt

Dit onderscheid volgt uit de opzet van de EFRAG VSME: de basismodule (Basic Module) is bewust beperkt tot cijfermatige, direct meetbare gegevens, terwijl beleidsverklaringen en toelichtende teksten in de uitgebreide module (Comprehensive Module) staan. Richtlijn (EU) 2022/2464, de CSRD, is de reden dat grote afnemers deze gegevens bij hun leveranciers ophalen, maar legt zelf geen beleidsplicht op aan het mkb. Bij vragen over governance-onderwerpen die vaak in dezelfde vragenlijst zitten, zoals de vraag naar een intern meldkanaal voor klokkenluiders, geldt dezelfde vuistregel: eerst kijken of er om een cijfer, een ja/nee, of een document wordt gevraagd, voordat je bepaalt wat je moet aanleveren.