voivatko kaksi kollegaa täyttää tai vahvistaa samaa kysymyslistaa samanaikaisesti

Kaksi kollegaa voivat työskennellä samanaikaisesti, kukin omissa kysymyksissään

Kyllä, se on mahdollista: eri kollegat voivat olla samanaikaisesti samassa kyselylomakkeessa, kunhan he eivät vahvista samaa vastausta täsmälleen samaan aikaan. Järjestelmä täyttää vastaukset ketjutiedostosta ja näyttää ne kysymyskohtaisesti. Kollega, joka tuntee sektoria ja yrityksen koon koskevat kysymykset, voi vahvistaa ne, kun taas toinen jatkaa samanaikaisesti tietoterveyden tai jatkuvuuden kysymyksillä. Se toimii hyvin esimerkiksi listalla, joka koskee yrityksen sijainnista sekä NIS2-direktiivin 21 artiklan 2 kohdan kymmenen toimenpidettä: yksi tietää sen ulkoa, toinen joutuu kysymään siitä IT:ltä.

Mitä ei ole mahdollista, on se, että kaksi henkilöä napsauttavat täsmälleen samaan aikaan samaa vahvistusta — siinä tapauksessa järjestelmä käsittelee yksinkertaisesti viimeisen toiminnon. Suuremmilla listoilla, kuten EFRAG:n VSME-perusmoduuliin perustuvassa tiedustelulla, jossa on kysymyksiä laajuus 3 -päästöistä, on siksi käytännöllisempää jakaa kyselylomake keskenään kuin selata yhdessä samoja kysymyksiä. Kuka tekee mitäkin osuuden, sovit kollegasi kanssa itse; järjestelmä ei aseta siihen rajoituksia.

Tämä johtuu siitä, miten ketjutiedosto toimii

Ketjutiedosto on yksi keskitetty lähde vastauksille, ei erillinen lomake jokaista työntekijää kohti. Koska jokainen listan kysymys on linkitetty vastauksen kanssa kyseisestä tiedostosta ja vahvistus kirjataan kysymyskohtaisesti, useat kollegat voivat käydä läpi kysymyksiä toisistaan riippumattomasti muuttamatta toistensa työtä. Tämä ei ole lakisääteinen vaatimus, vaan itse alustan toimintaa: se noudattaa samaa logiikkaa kuin yrityksen rekisterinumerojossa vastaus on vakiintunut ja vain kunkin käyttäjän vahvistus kirjataan. Jos epäröit siitä, kuka on antanut minkä vahvistuksen, tarkista sen tietyn kysymyksen historiaa tiedostosta.